r2.jpg

"Автоматизация — это не просто улучшение того, что мы уже делаем, но и создание новых возможностей, которые ранее были недоступны."


Билл Гейтс, основатель Microsoft, известен своими инновационными идеями и вкладом в развитие технологий.

Автоматизация играет ключевую роль в современных бизнес-процессах, повышая эффективность и конкурентоспособность. В эпоху цифровой трансформации предприятия стремятся оптимизировать операции, сократить затраты и улучшить качество продукции и услуг. 

Автоматизация позволяет минимизировать рутинные задачи, сократить влияние человеческого фактора и ускорить процессы, что особенно важно в условиях динамичного рынка. Это позволяет компаниям сосредоточиться на стратегических задачах, инновациях и улучшении клиентского опыта.

Основные процессы, улучшаемые автоматизацией

 и снабжения позволяет компаниям эффективно управлять всей цепочкой поставок, начиная от определения потребностей и заканчивая получением товаров. Это включает в себя:

 Упрощение процесса выбора поставщиков с помощью цифровых платформ.

Автоматизация проверок и контроля поставок.

Автоматическое отслеживание выполнения условий контрактов и сроков поставок.

Автоматизация управления запасами помогает компаниям поддерживать оптимальный уровень складских запасов, снижая издержки на хранение и предотвращая дефицит товаров. Основные функции:

Отслеживание запасов в реальном времени: 

Системы позволяют видеть актуальное состояние складов.

Прогнозирование спроса:

 Использование аналитических инструментов для прогнозирования потребностей.

Управление поставками:

 Автоматическое размещение 

 на пополнение запасов.

Производственные процессы

Автоматизация производственных процессов приводит к увеличению производительности и снижению количества дефектов. Включает в себя:

Использование робототехники:

 Внедрение промышленных роботов для выполнения рутинных и опасных задач.

Контроль качества в реальном времени:

 Автоматизация проверок на каждом этапе производства.

Планирование производства:

 Оптимизация графиков работы и загрузки оборудования.

Автоматизация логистики и доставки помогает улучшить скорость и точность доставки товаров до конечного потребителя. Основные аспекты:

Оптимизация маршрутов:

 Использование алгоритмов для выбора наилучших маршрутов доставки.

 Отслеживание местоположения грузов в реальном времени.

 Автоматизация складских операций и управления запасами.

Автоматизация финансовых процессов обеспечивает точность и прозрачность финансовых операций, снижает риск ошибок и улучшает принятие решений. Основные функции включают:

Автоматизация бухгалтерии:

 Обработка финансовых документов и транзакций без участия человека.

Генерация финансовых отчетов и аналитики в реальном времени.

 Контроль за расходами и оптимизация бюджетов.

Инструменты и технологии для автоматизации

Программное обеспечение (ERP, CRM, SRM и другие)

Компании используют различные программные решения для автоматизации процессов. 

-системы (Enterprise Resource Planning) интегрируют все бизнес-функции, включая финансы, производство и управление цепочками поставок. 

-системы (Customer Relationship Management) улучшают взаимодействие с клиентами, повышая продажи и качество обслуживания. 

-системы (Supplier Relationship Management), например 

, помогают управлять отношениями с поставщиками, обеспечивая эффективное взаимодействие и контроль на всех этапах закупочного процесса. 

Эти системы оптимизируют процессы, повышая их прозрачность и эффективность.

Искусственный интеллект и машинное обучение

Искусственный интеллект (AI) и машинное обучение (ML) открывают новые возможности для автоматизации сложных процессов. AI и ML анализируют большие объемы данных, выявляют закономерности и делают прогнозы, что позволяет автоматизировать задачи, такие как прогнозирование спроса, оптимизация маршрутов доставки и персонализация клиентского опыта. 

Эти технологии повышают точность и эффективность принятия решений.

r21.jpg

Преодоление трудностей и рисков автоматизации

“Преодоление сопротивления изменениям — ключ к успешной автоматизации.”


Решение проблем с сопротивлением изменениям

Сопротивление изменениям

 — одна из главных преград на пути к успешной автоматизации. Для эффективного решения этой проблемы можно применить следующие подходы:

Руководящая поддержка:

 Руководство должно активно поддерживать процесс автоматизации, демонстрируя свою приверженность и готовность к изменениям. Лидеры должны быть примерами для остальных.

Автоматизация: путь к улучшению бизнес-процессов

кейс внедрения платформы автоматизации закупок Витебской бройлерной птицефабрикой

кейс Витебской.jpg

Витебская бройлерная птицефабрика – крупное предприятие, специализирующееся на производстве птицеводческой продукции с общим замкнутым производственным циклом от получения инкубационных яиц и выращивания молодняка до полной переработки мяса птицы в полуфабрикаты быстрого приготовления, готовую продукцию (копчености, колбасные изделия, рулеты, ветчина) и реализации. 

В материале – 3-летний опыт работы Витебской бройлерной птицефабрики с системой автоматизации закупок Bidmart. Сколько времени специалисты по снабжению экономят на организации закупок сейчас, выросла ли экономическая эффективность и охотно ли регистрируются в системе поставщики? На эти вопросы отвечаем в статье и подкрепляем все цифрами.

Задача: оптимизация рутинных процессов и сокращение времени на закупку

С ростом объемов производства и увеличением количества закупок перед Витебской бройлерной птицефабрикой встала задача оптимизации процессов закупок. Компания стремилась сократить время, затрачиваемое на рутинные операции, такие как сбор коммерческих предложений, организация торгов и формирование конкурентных листов. 

Светлана Дмитриева, ведущий специалист отдела закупок, вспоминает:

Раньше для того, чтобы провести закупку, мне требовалось много времени. Сперва я по электронной почте направляла запросы всем интересующим меня поставщикам. Письма все писала в произвольной форме, указывая значимые детали и сроки. Поставщики в ответ присылали свои предложения так, как привыкли (факс, мессенджеры, почта) – я все это изучала, выбирала минимальную цену, потом в вайбере организовывала группу для проведения процедуры понижения цены, куда добавляла всех отобранных поставщиков и начинала лот за лотом снижать цену. 

На тот момент это был лучший способ из доступных, но все же это было сложно, долго и не очень удобно. И я, и поставщики были привязаны к группе, чтобы не пропустить свои торги. Например, лотов может быть двадцать, а кто-то участвует в первом, в пятом и в десятом, но вынужден мониторить чат, чтобы не пропустить свою очередь. 

В итоге торги могли занимать несколько часов или даже дней. Были случаи, когда торговались 3 дня! Все это время почти невозможно заниматься другой работой, т.к. я должна контролировать процесс, модерировать чат и обеспечивать чистоту проведения процедуры. Кроме того, после завершения торгов сотрудникам приходилось вручную вбивать данные в таблицы с отчетами, что также отнимало время и увеличивало вероятность ошибок. 

Компания понимала, что для повышения эффективности работы отдела закупок необходимо найти решение, которое позволит автоматизировать эти процессы и освободить время сотрудников.

Александр Мысливец, главный специалист по закупкам, делится:

В своей работе наш отдел руководствуется фразой: «quantum satis». По латыни это значит «столько, сколько понадобится». Поэтому сколько заявок приходит – столько отдел снабжения и должен обработать. И нужно это сделать как можно быстрее. 

Поэтому и результаты свои мы также оцениваем по количеству задач и времени на обработку. Таким образом, ключевой задачей стало внедрение инструмента, который бы автоматизировал сбор предложений, проведение торгов и формирование отчетов, сократив при этом временные затраты и минимизировав вероятность ошибок. 

Решение: внедрение Bidmart

Компания начала использовать систему Bidmart для автоматизации закупок в 2022 году. Основной процесс внедрения прошел быстро, но еще около месяца понадобилось команде Bidmart и рабочей группе птицефабрики, чтобы настроить систему именно под свои задачи.

Сотрудники компании отмечают, что обучение системе не вызвало сложностей и прошло достаточно быстро: один-два раза провели закупку и разобрались.

На сегодняшний день системой пользуются 23 сотрудника компании и более 450 поставщиков.

Сейчас процесс «входа» отлажен и понятен, но на старте и сотрудникам птицефабрики, и службе поддержки Bidmart пришлось проделать большую работу по информированию и обучению действующих поставщиков, чтобы сразу всех перевести в систему.

Времени уделили этому много, но с нашими действующими и регулярными поставщиками, которые работают на постоянной основе, никаких проблем не было вообще. Мы оповестили всех поочередно по каждому направлению, что теперь работаем через Bidmart и попросили зарегистрироваться там, чтобы участвовать в наших закупках в будущем. 

Из моего списка поставщиков в Bidmart перешли все. Некоторые, конечно, переходили без энтузиазма, потому что привыкли работать по старинке. Но после 1-2 закупок все освоились и сейчас работают без проблем. 

Результаты: экономия времени и повышение эффективности

После внедрения Bidmart процесс закупок стал занимать значительно меньше времени. Раньше торги могли длиться несколько дней, теперь же они укладываются в два часа. Это стало возможным благодаря автоматизации процесса и использованию функции автоставок, которая позволяет поставщикам быстро снижать цены.

Александр Мысливец отмечает:

Мы уже хорошо освоили систему и оптимизировали ее под себя. И там, где заявки однотипные, круг поставщиков сложился и среди них регулярно осуществляются закупки, экономия времени налицо. За последние годы объем закупок вырос в 2 раза, но количество сотрудников осталось прежним. Справляться с таким объемом помогает Bidmart. 

После перехода на Bidmart дни превратились в часы! Я для себя уже вывела идеальный регламент: в первой половине дня я завожу новую процедуру закупки и отбираю для нее поставщиков из перечня – это занимает около 10 минут.  Срок подачи первичных предложений выставляю до 9:30 следующего дня. В нашей специфике этого времени поставщикам достаточно. Далее я одновременно повещаю о закупке всех поставщиков одной кнопкой. 

На следующий день, после получения всех первичных предложений, с 10:00 до 12:00 я провожу торги – опять же по опыту пришли к тому, что 2 часа достаточно, чтобы «отторговаться». При этом в течение этих 2 часов я могу заниматься другой работой, т.к. процесс полностью автоматизирован и не требует моего участия. 

Поставщики в свою очередь тоже могут заниматься своими делами и не бояться упустить заказ – многие выставляют автоставки с минимально допустимыми значениями и ждут решения. Как итог, закупка сейчас занимает 1,5 суток и до часа моего активного времени работы над этой закупкой. Это колоссальная экономия времени и просто находка для регулярных и не специфичных закупок. Это наиболее остро чувствуешь в сравнении. Раньше казалось, что наш процесс хорош, но сейчас понимаем разницу. 

Справочно: в некоторых торгах бывает более 500 шагов понижения цены, что помогает компании экономить до 30% от общей суммы заказа.

Александр Мысливец добавляет:

Я также являюсь председателем конкурсной комиссии по закупкам и курирую закупки свыше 1000 базовых величин. После обязательного размещения на Icetrade.by и сбора предложений там, мы затем переводим их в Bidmart и уже тут проводим процедуру понижения цены, чтобы опять же облегчить себе работу. Здесь пару часов, там – пару дней! 

Экономия времени — ключевое преимущество, но не единственное 

Помимо экономии времени, внедрение Bidmart принесло Витебской бройлерной птицефабрике еще несколько важных преимуществ, которые значительно улучшили процессы закупок и управление ими.

Прозрачность процессов

Одним из ключевых преимуществ Bidmart стала полная прозрачность процессов закупок. Все данные о торгах, предложениях поставщиков и результатах закупок хранятся в системе в структурированном виде. Это позволяет легко отслеживать каждый этап закупочного процесса, начиная от сбора коммерческих предложений и заканчивая заключением договоров.

Для нас крайне важно работать в строгом соответствии с законодательством. Когда все данные в одном месте, и мы всегда можем вернуться к истории закупок, чтобы проверить, как проходили торги, кто участвовал и какие цены были предложены, работать спокойнее. Такая прозрачность не только снижает риски ошибок, но и повышает доверие со стороны руководства и контролирующих органов. Все действия фиксируются в системе, что делает процесс закупок более открытым и подотчетным.

Bidmart также значительно упростил процесс подготовки отчетов. До перехода на Bidmart каждый сотрудник отдела оформлял конкурентный лист вручную самостоятельно. Просматривал все предложения, переносил данные из КП в общую таблицу, проставлял первоначальные и финальные цены, затем печатал и подкалывал в общую папку со всеми КП. 

Сейчас конкурентный лист формируется автоматически одной кнопкой после проведения торгов. Остается только распечатать этот отчет, договор с победителем и никаких дополнительных действий не надо. 

Сам отчет стал более полным – помимо привычных полей появились дополнительные данные, которые ранее мы просто не в состоянии были собрать. Например, количество шагов понижения цены. Также раньше мы могли только примерно оценить, как меняются цены или кто из поставщиков чаще всего выигрывает торги. Теперь у нас есть доступ к детальной статистике. Мы можем видеть, как меняются цены, и какие поставщики чаще дают хорошие условия.

Улучшение взаимоотношений с поставщиками 

По большинству закупаемых позиций для Витебской бройлерной птицефабрики важно, чтобы у поставщиков были соответствующие разрешения и аккредитации. Поэтому отдел закупок проводит предварительную работу по отбору поставщиков, и работает как правило со своими списками «в долгую». Учитывая это, особую важность имеет углубление отношений с партнерами и работа над улучшением условий для себя. 

Наши постоянные поставщики быстро разобрались в системе и довольны процессом работы. Потому что не только мы, но и они стали значительно экономить время – пропала необходимость по десять раз высылать коммерческие, переписываться в чатах, в почте и параллельно созваниваться для уточнения деталей. Поставщики получают уведомление о старте закупки, заходят в программу, вносят свои цены, уточняют детали при необходимости – все в рамках одной программы. Если появляются другие дела в период проведения торгов, есть возможность выставить автоставки и не переживать, что упустят заказ. 

Мы уже большинство поставщиков в своей сфере знаем и работаем с ними. Но бывает, что и находим новых партнеров благодаря Bidmart. Могу привести относительно свежий пример. Для новой упаковки понадобился какой-то специфический вид обечайки, про который я ранее ничего не знала. Я решила не разбираться самой, а протестировать Bidmart именно для поиска подходящих поставщиков. Я сформировала закупку по тем требованиям, что получила в заявке и просто опубликовала. В итоге на заявку отреагировали 6-8 новых поставщиков, среди которых мы выбрали подрядчика и начали работать. 

Внедрение Bidmart не только сэкономило время, но и сделало работу отдела комфортнее. 

У нас строятся новые площадки, недавно появился новый убойный цех, в котором надо обеспечивать в 2-3 раза больше расходников и новые виды материалов, упаковки и др. У отдела с каждым годом прибавляется работа и нагрузка, и Bidmart как раз позволяет обрабатывать в несколько раз больше заявок на закупки без увеличения штата. 

Витебская бройлерная птицефабрика – крупное предприятие, специализирующееся на производстве птицеводческой продукции с общим замкнутым производственным циклом от получения инкубационных яиц и выращивания молодняка до полной переработки мяса птицы в полуфабрикаты быстрого приготовления, готовую продукцию (копчености, колбасные изделия, рулеты, ветчина) и реализации. 
В материале – 3-летний опыт работы Витебской бройлерной птицефабрики с системой автоматизации закупок Bidmart. Сколько времени специалисты по снабжению экономят на организации закупок сейчас, выросла ли экономическая эффективность и охотно ли регистрируются в системе поставщики? На эти вопросы отвечаем в статье и подкрепляем все цифрами.

2 часа вместо 3 дней: как Bidmart сэкономил 80% времени на закупках для Витебской бройлерной птицефабрики

Всегда так работали.png

В бизнесе существует невидимый налог на рутину. Каждый раз, когда вы или ваши сотрудники произносят фразу «Мы всегда так работали», ваш бизнес теряет деньги. Особенно это касается закупок — области, где даже небольшие улучшения могут дать существенную экономию.

Однако многие компании годами мирятся с потерями на закупках, которые могли бы покрыть зарплату дополнительного сотрудника или стать инвестицией в развитие. Причина проста — нежелание менять устоявшиеся «комфортные» процессы. Но в эпоху цифровизации такая позиция превращается в финансовую ловушку.

В этом материале разбираемся, почему так происходит, и что делать, чтобы этого избежать.

Проблема начинается с простого: большинство закупщиков годами работают с одними и теми же поставщиками, не проверяя рыночные условия. Исследование показывает, что 68% компаний не проводят регулярный анализ альтернативных предложений, а 42% специалистов признаются, что выбирают поставщиков «по привычке». Результат — средняя переплата 12-18%, которая кажется незначительной в каждом отдельном заказе, но за год складывается в внушительную сумму.

Бумажная волокита как тормоз роста

В среднем сотрудники отдела закупок тратят 47 минут на оформление одной заявки на закупку. При 20-30 заказах в неделю получается, что один сотрудник почти 3 рабочих дня тратит только на заполнение документов. При этом статистика говорит, что 1 из 8 заказов содержит неточности, 7% закупок дублируются и 15% поставок имеют расхождения при приемке.

После внедрения системы автоматизации закупок время обработки сокращается до 8 минут на заявку, а количество ошибок уменьшается с 8% до 0,5%. А освободившиеся часы сотрудники тратят на анализ рынка и переговоры о скидках.

Почему мы сопротивляемся изменениям?

Психологи выделяют три основных барьера, мешающих модернизации:

1. Ощущение, что и так всё работает

За этим скрывается страх перед обучением новым инструментам, нежелание выходить из зоны комфорта и опасение временного снижения продуктивности в период перестройки.

Многие руководители подсознательно считают, что ручное управление дает больше контроля. На деле же 23% заказов содержат ошибки, а 7% дублируются из-за человеческого фактора. Автоматизированные системы не только минимизируют эти риски, но и предоставляют детальную аналитику по каждому этапу закупки.

3. Страх временных затрат

«У нас нет времени на внедрение нового» — распространенное возражение. Но если подсчитать, что ежемесячно 60 рабочих часов тратится впустую на рутинные операции, становится ясно: время уже есть, просто оно используется неэффективно.

4. Переоценка уникальности

«Наши процессы слишком специфичны» — говорят 8 из 10 компаний. Практика показывает, что 89% «уникальных» операций на деле представляют стандартные процедуры, которые легко автоматизируются. Оставшиеся 11% обычно можно адаптировать с помощью гибких настроек.

Как начать изменения: практический гид от Bidmart

Переход на автоматизированные закупки не требует революционных преобразований. Достаточно последовательных шагов:

1. Аудит текущих процессов (1-2 недели)

Зафиксируйте все ручные операции в процессе закупок. Особое внимание уделите:

2. Выбор нужно функционала и объема закупок

В Bidmart реализован весь закупочный процесс – от бюджетирования и сбора заявок до ведения контрактов и претензионной работы. Но не все модули нужны для той или иной компании. Поэтому можно гибко настроить функционал под себя и выбрать только то, чем будете пользоваться.

3. Постепенное внедрение

Большую часть работы по внедрению системы автоматизации берет на себя команда Bidmart. Специалисты адаптируют функционал под клиента, проводят обучения системе и наполняют ее данными. Этот этап занимает от 2 до 4 недель и требует вовлечения сотрудников отдела закупок, и помогает преодолеть барьер новизны – после первых успехов сотрудники уже сами проявляют инициативу в освоении новых функций. 

Заключение: считать — значит экономить

Пока вы читали эту статью:

Автоматизация закупок — это не вопрос технологического престижа, а финансовой целесообразности. Как показывает практика, инвестиции в автоматизацию окупаются за 3-7 месяцев, а дальше начинается чистая экономия. Сколько еще вы готовы платить за принцип «как всегда»? Возможно, именно сейчас настал момент для изменений, которые выведут ваш бизнес на новый уровень эффективности.

P.S. Хотите узнать, сколько может сэкономить ваша компания? Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию системы. 

«Мы всегда так работали»: как консерватизм тормозит развитие вашего бизнеса

Онлайн-сервис для организации закупок товаров, работ и услуг для компаний и предприятий в Беларуси ✅ Обеспечиваем прозрачность и контроль над каждой стадией