МОДУЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ
Претензионная работа с поставщиками
Фиксируйте несоответствия по поставке, ведите переписку с поставщиком и готовьте официальные документы в одной системе.
История претензий сохраняется по каждому поставщику — она же основа для оценки его надёжности.
Что делает модуль
Претензия перестаёт жить в переписке
Претензии ведут вручную — в письмах, чатах и таблицах. Пока претензия одна, это работает. Когда их десятки, историю по поставщику уже не собрать, а срок ответа легко пропустить.
- Единый порядокПретензия заводится по конкретной поставке и ведётся по общему регламенту, а не по договорённости с отдельным менеджером.
- Документы и переговорыОфициальные документы формируются из карточки претензии и проходят согласование, ход переговоров сохраняется рядом с ними.
- Связи с поставкойПретензия связана с заявкой, закупочной процедурой, заказом, контрактом и электронными накладными — предмет спора не надо восстанавливать по почте.
- История по поставщикуВсе претензии к поставщику собраны в одном месте и помогают оценивать его надёжность.
Шаг за шагом
Как проходит претензия в Bidmart
Основанием для претензии могут быть данные заказа, условия контракта или результаты приёмки товара. Внутри претензии четыре шага.
- РегистрацияПретензия заводится по конкретной поставке: что поставлено не так, на каком основании и чего вы требуете от поставщика. Позиции и объём берутся из электронной накладной — она приходит по интеграции или вносится вручную.
- ОбсуждениеПереписка идёт внутри претензии: сначала внутри компании, затем с поставщиком. Ход переговоров сохраняется целиком.
- ДокументыОфициальные документы формируются из карточки и согласуются по маршруту, принятому в компании.
- Урегулирование и контрольЗадачи по претензии держат договорённости под контролем — от замены товара до исполнения судебного решения. Претензия закрывается принятием соответствия, досудебным урегулированием или урегулированием претензии.
Что попадает в историю поставщика
- Все претензии по поставщику
- Ход переговоров
- Официальные документы
- Итог урегулирования
- Результат рассмотрения претензии
История претензий по каждому поставщику помогает оценивать его надёжность.
Законодательство
Приёмка товара по Положению № 1290
Порядок приёмки товаров по количеству и качеству установлен постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290. Он определяет порядок приёмки и сроки уведомления поставщика; последствия пропуска срока зависят от обстоятельств поставки и условий договора.
Материал справочный. Порядок приёмки в вашем договоре может отличаться от общего правила.
- Проверка при приёмкеПроверить качество товара покупатель должен непосредственно в момент приёмки. Если выявлены отклонения от качества, дальнейшая приёмка останавливается и продолжается с участием представителя продавца.
- Уведомление в течение 24 часовЧтобы вызвать представителя, покупатель обязан в течение 24 часов с момента обнаружения недостатков — а в отношении скоропортящегося товара безотлагательно — направить продавцу уведомление телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иной срочной связью.
- Цена пропущенного срокаЕсли условие не выполнено, поставщик вправе полностью или частично отказаться от удовлетворения требования о замене товара — доказав, что это лишило его возможности удовлетворить требование или влечёт для него несоразмерные расходы.
Что указать в уведомлении
Форма уведомления Положением не установлена. Рекомендуется указать реквизиты договора поставки и товаросопроводительных документов, адрес и время совместной приёмки товара представителями покупателя и поставщика, а также подробную информацию о выявленных недостатках. В Bidmart претензия связана с договором и документами поставки, а официальные документы формируются из её карточки.
Как устроена претензионная работа целиком — классификация претензий, этапы и влияние на бизнес — разобрано в статье «Претензионная работа в закупках».
Рядом по циклу
Как претензии связаны с другими модулями
Претензионная работа — один из двенадцати модулей системы управления закупками Bidmart. Модули можно подключать поэтапно.
Вопросы
Вопросы о претензионной работе
В какой срок нужно уведомить поставщика о недостатках товара?
Положение № 1290 обязывает направить уведомление в течение 24 часов с момента обнаружения недостатков, а в отношении скоропортящегося товара — безотлагательно. Уведомление направляется срочной связью: телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иной. Если условие не выполнено, поставщик вправе полностью или частично отказаться от удовлетворения требования о замене товара — доказав, что это лишило его возможности удовлетворить требование или влечёт для него несоразмерные расходы.
Что указать в уведомлении о выявленных недостатках?
Форма уведомления Положением № 1290 не установлена. Рекомендуется указать реквизиты договора поставки и товаросопроводительных документов, адрес и время совместной приёмки товара представителями покупателя и поставщика, а также подробную информацию о выявленных в ходе приёмки недостатках.
Что делать, если при приёмке обнаружены отклонения по качеству?
Проверить качество товара покупатель должен непосредственно в момент приёмки. Если выявлены отклонения от качества, дальнейшая приёмка останавливается и продолжается с участием представителя продавца — для его вызова и направляется уведомление.
Откуда в претензии берутся позиции и объём несоответствия?
Из электронной товарно-транспортной накладной. Накладные поступают в систему по интеграции либо вносятся вручную — в обоих случаях претензия заводится по конкретной поставке и связана с её документами.
Можно ли вести претензии, если остальные закупки идут не в Bidmart?
Да. Система построена на двенадцати модулях, и каждый можно использовать отдельно от других. Связи претензии с заявкой, закупочной процедурой, заказом и контрактом появляются вместе с этими модулями.
Что остаётся в системе после урегулирования претензии?
Предмет и основание претензии, ход переговоров, официальные документы и итог урегулирования. Всё это остаётся в истории поставщика и идёт в аналитику и оценку его надёжности.
Сколько занимает запуск?
Внедрение системы занимает от одной до четырёх недель: формы, маршруты согласования и шаблоны документов берутся типовые и настраиваются под компанию, программировать ничего не нужно. Срок зависит от того, сколько модулей включается сразу и насколько ваш порядок работы с претензиями отличается от типового.
Остались вопросы именно по вашему порядку приёмки — разберём их на демонстрации.
Разберём претензионную работу на демонстрации
Подробно расскажем, как вести претензии в системе и что остаётся в истории поставщика. Покажем на демонстрационных данных, близких к реальным поставкам, и ответим на ваши вопросы.