Вручную
Для разовых и нестандартных закупок.
Сотрудник самостоятельно указывает, что необходимо закупить, и при необходимости добавляет описание, спецификацию и файлы.
МОДУЛЬ ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ
Заявки на закупку товаров и услуг
Организуйте единый процесс подачи и согласования заявок на закупку, чтобы специалисты по закупкам получали полные и согласованные данные без переписки и ручной обработки.
Что делает модуль
Заявки на закупку — от создания до исполнения
Сотрудники оформляют заявки по единому шаблону. Система проводит их по заранее настроенным маршрутам согласования, а затем позволяет отдельно определить, что делать с каждой позицией: провести закупку, оформить заказ поставщику или закрыть её без закупки.
- Единый шаблон заявкиКомпания определяет, какие данные должны быть указаны в заявке: что требуется, в каком количестве, к какому сроку, для какого подразделения и в рамках какого бюджета. Обязательные поля и состав формы настраиваются под процесс компании.
- Заранее настроенные маршруты согласованияЗаявка автоматически направляется нужным сотрудникам в заданной последовательности. Маршрут может зависеть от подразделения, суммы, категории закупки и других параметров. В системе видно, кто уже согласовал заявку и у кого она находится сейчас.
- Отдельная работа с каждой позициейПозиции одной заявки не обязательно проходят одинаковый путь. Для каждой можно назначить исполнителя и определить дальнейшее действие: провести закупочную процедуру, оформить заказ поставщику или закрыть позицию без закупки.
- Данные используются на следующих этапахПри переходе от заявки к закупочной процедуре или заказу сведения о позиции не нужно вводить заново. Система использует данные, которые уже были указаны и согласованы в заявке.
Формирование заявки
Как добавить позиции в заявку
Позиции можно добавить вручную, выбрать из корпоративного каталога или загрузить из Excel. В одной заявке можно использовать разные способы.
Из каталога
Для типовых и регулярных закупок.
Сотрудник выбирает нужную позицию из корпоративного каталога, а сохранённые для неё данные подставляются автоматически.
Из Excel
Для заявок с большим количеством позиций.
Данные загружаются из Excel по шаблону системы, поэтому десятки или сотни строк не приходится вводить вручную.
Работа с позициями
Каждая позиция заявки обрабатывается отдельно
Одна заявка может содержать несколько разных потребностей. Для каждой позиции можно назначить ответственного и определить дальнейший сценарий, а позиции из разных заявок при необходимости объединить в одну закупку или заказ.
- Отдельный исполнительРазные позиции одной заявки могут вести разные сотрудники. Исполнителя можно назначить вручную или автоматически по категории закупки и другим правилам компании.
- Отдельный сценарийДля каждой позиции определяется, что происходит дальше: проведение закупочной процедуры, оформление заказа поставщику или закрытие без закупки.
- Независимая обработкаРабота с одной позицией не блокирует остальные. Пока по одной проводится закупка, другая может уже перейти в заказ, а третья быть закрыта.
- Объединение позиций из разных заявокСпециалист по закупкам может отобрать позиции из нескольких заявок и объединить их в одну закупочную процедуру или один заказ. Например, потребности разных подразделений в канцтоварах можно закупить одновременно.
Позиции можно направлять по разным сценариям и объединять
Заявки
Позиции
Что происходит дальше
ЗаявкаОснащение склада №23 позиции
Позиции
Стеллажи складские, 12 шт.
Перчатки рабочие, 400 пар
Светильник аварийный, 8 шт.
Что происходит дальше
Закупочная процедураСтеллажи для склада
Заказ поставщикуРабочие перчатки
Закрыта без закупкиСветильник уже есть на складе
ЗаявкаКанцтовары · Отдел продаж2 позиции
Позиции
Бумага А4, 20 пачек
Папки, 50 шт.
ЗаявкаКанцтовары · Бухгалтерия2 позиции
Позиции
Бумага А4, 30 пачек
Картриджи, 4 шт.
Общая закупочная процедура
Закупочная процедураКанцтовары на квартал
- Бумага А4 — 50 пачек20 + 3020 пачек · Отдел продаж30 пачек · Бухгалтерия
- Папки — 50 шт.Отдел продаж
- Картриджи — 4 шт.Бухгалтерия
Позиции из разных заявок объединены в одну закупочную процедуру.
Процесс
Согласование заявок по правилам компании
Маршруты согласования настраиваются под правила компании. Заявка направляется согласующим автоматически — в зависимости от подразделения, суммы, категории закупки, бюджета и других условий. На этапе согласования заявку можно утвердить, вернуть на доработку или отклонить.
Маршрут согласования по правилам компании
Кто участвует
- Инициаторсоздаёт заявку
- Ответственныйведёт заявку и позиции
- Согласующиепринимают решение на своих этапах
- Наблюдателивидят заявку и переписку
- Администраторнастраивает маршруты и правила
Контроль
Контроль статуса и история заявки
Заявки и позиции остаются в рабочих реестрах на всём протяжении процесса. В системе видно их текущий статус, ответственных, сроки, историю действий и переписку.
- Фильтры под работуАвтор, исполнитель, подразделение, статус, категория, сроки и другие параметры помогают быстро отобрать нужные заявки и позиции.
- Просроченные заявки видны отдельноЕсли срок выполнения или отдельного этапа нарушен, это видно в реестре. Участники могут получать соответствующие уведомления.
- Переписка внутри заявкиКомментарии и обсуждение остаются внутри заявки вместе с контекстом, а не теряются в почте и мессенджерах.
- История действийСистема сохраняет изменения статусов, назначений, согласований и других действий участников процесса.
Рядом по циклу
Как заявки связаны с другими модулями
БюджетПри работе с заявкой можно учитывать доступный бюджет и контролировать расходы до начала закупки
КаталогПозиции из корпоративного каталога можно использовать при создании заявки без повторного ввода данных
Закупочные процедурыСогласованные позиции заявки можно передать в закупочную процедуруПодробнее →ЗаказыПозиции, для которых поставщик уже определён, можно передать в заказ
Вопросы
Вопросы о заявках на закупку
Что такое заявка на закупку и что в ней указывают?
Заявка на закупку — внутренний документ, которым сотрудник заявляет потребность в товаре или услуге. В ней указывают название и описание потребности, позиции с количеством и единицей измерения, срок исполнения, а также категорию, статью расходов, бюджет, центр затрат, оценочную цену и место доставки. Набор обязательных полей задаёт компания.
Как настраивается согласование заявок?
Заявка идёт по маршруту, принятому в компании. Согласование подключается на трёх этапах: на открытие заявки, после того как её взял в работу исполнитель, и на исполнении. Согласующий утверждает заявку, возвращает её на доработку с комментарием или отклоняет. Согласовать можно как всю заявку, так и отдельную позицию.
Можно ли из одной заявки сделать и закупочную процедуру, и заказ?
Да. Позиции заявки обрабатываются независимо: часть уходит в закупочную процедуру, часть — в заказ поставщику, часть закрывается без закупки. Итог заявки собирается из итогов позиций: исполнена, исполнена частично или не исполнена.
Как заявка связана с бюджетом?
Позиция заявки указывает статью расходов, бюджет и центр затрат. Пока заявка в работе, сумма держится в резерве; при закрытии позиции расход фиксируется, при отказе резерв снимается.
Можно ли заводить заявки из 1С или другой учётной системы?
Да, через REST API: заявка приходит с позициями, каталожными кодами, количеством, ценой и внешним номером, а обратно отдаются статусы и результат закупочной процедуры — поставщик, количество и цена. Готовых коннекторов к конкретным системам нет, интеграция настраивается под проект.
Сколько занимает запуск?
Внедрение системы занимает от одной до четырёх недель: формы, маршруты согласования и шаблоны документов берутся типовые и настраиваются под компанию, программировать ничего не нужно. Срок зависит от того, сколько модулей включается сразу и насколько ваш порядок работы с заявками отличается от типового.
Разберём ваш процесс работы с заявками
Покажем, как настроить создание, согласование и дальнейшую обработку заявок под правила вашей компании.