Банк ВТБ (Беларусь) работает на рынке Республики Беларусь с 1996 года и стабильно входит в десятку крупнейших банков страны.

кейс внедрения платформы автоматизации закупок Витебской бройлерной птицефабрикой

кейс Витебской.jpg

Витебская бройлерная птицефабрика – крупное предприятие, специализирующееся на производстве птицеводческой продукции с общим замкнутым производственным циклом от получения инкубационных яиц и выращивания молодняка до полной переработки мяса птицы в полуфабрикаты быстрого приготовления, готовую продукцию (копчености, колбасные изделия, рулеты, ветчина) и реализации. 

В материале – 3-летний опыт работы Витебской бройлерной птицефабрики с системой автоматизации закупок Bidmart. Сколько времени специалисты по снабжению экономят на организации закупок сейчас, выросла ли экономическая эффективность и охотно ли регистрируются в системе поставщики? На эти вопросы отвечаем в статье и подкрепляем все цифрами.

Задача: оптимизация рутинных процессов и сокращение времени на закупку

С ростом объемов производства и увеличением количества закупок перед Витебской бройлерной птицефабрикой встала задача оптимизации процессов закупок. Компания стремилась сократить время, затрачиваемое на рутинные операции, такие как сбор коммерческих предложений, организация торгов и формирование конкурентных листов. 

Светлана Дмитриева, ведущий специалист отдела закупок, вспоминает:

Раньше для того, чтобы провести закупку, мне требовалось много времени. Сперва я по электронной почте направляла запросы всем интересующим меня поставщикам. Письма все писала в произвольной форме, указывая значимые детали и сроки. Поставщики в ответ присылали свои предложения так, как привыкли (факс, мессенджеры, почта) – я все это изучала, выбирала минимальную цену, потом в вайбере организовывала группу для проведения процедуры понижения цены, куда добавляла всех отобранных поставщиков и начинала лот за лотом снижать цену. 

На тот момент это был лучший способ из доступных, но все же это было сложно, долго и не очень удобно. И я, и поставщики были привязаны к группе, чтобы не пропустить свои торги. Например, лотов может быть двадцать, а кто-то участвует в первом, в пятом и в десятом, но вынужден мониторить чат, чтобы не пропустить свою очередь. 

В итоге торги могли занимать несколько часов или даже дней. Были случаи, когда торговались 3 дня! Все это время почти невозможно заниматься другой работой, т.к. я должна контролировать процесс, модерировать чат и обеспечивать чистоту проведения процедуры. Кроме того, после завершения торгов сотрудникам приходилось вручную вбивать данные в таблицы с отчетами, что также отнимало время и увеличивало вероятность ошибок. 

Компания понимала, что для повышения эффективности работы отдела закупок необходимо найти решение, которое позволит автоматизировать эти процессы и освободить время сотрудников.

Александр Мысливец, главный специалист по закупкам, делится:

В своей работе наш отдел руководствуется фразой: «quantum satis». По латыни это значит «столько, сколько понадобится». Поэтому сколько заявок приходит – столько отдел снабжения и должен обработать. И нужно это сделать как можно быстрее. 

Поэтому и результаты свои мы также оцениваем по количеству задач и времени на обработку. Таким образом, ключевой задачей стало внедрение инструмента, который бы автоматизировал сбор предложений, проведение торгов и формирование отчетов, сократив при этом временные затраты и минимизировав вероятность ошибок. 

Решение: внедрение Bidmart

Компания начала использовать систему Bidmart для автоматизации закупок в 2022 году. Основной процесс внедрения прошел быстро, но еще около месяца понадобилось команде Bidmart и рабочей группе птицефабрики, чтобы настроить систему именно под свои задачи.

Сотрудники компании отмечают, что обучение системе не вызвало сложностей и прошло достаточно быстро: один-два раза провели закупку и разобрались.

На сегодняшний день системой пользуются 23 сотрудника компании и более 450 поставщиков.

Сейчас процесс «входа» отлажен и понятен, но на старте и сотрудникам птицефабрики, и службе поддержки Bidmart пришлось проделать большую работу по информированию и обучению действующих поставщиков, чтобы сразу всех перевести в систему.

Времени уделили этому много, но с нашими действующими и регулярными поставщиками, которые работают на постоянной основе, никаких проблем не было вообще. Мы оповестили всех поочередно по каждому направлению, что теперь работаем через Bidmart и попросили зарегистрироваться там, чтобы участвовать в наших закупках в будущем. 

Из моего списка поставщиков в Bidmart перешли все. Некоторые, конечно, переходили без энтузиазма, потому что привыкли работать по старинке. Но после 1-2 закупок все освоились и сейчас работают без проблем. 

Результаты: экономия времени и повышение эффективности

После внедрения Bidmart процесс закупок стал занимать значительно меньше времени. Раньше торги могли длиться несколько дней, теперь же они укладываются в два часа. Это стало возможным благодаря автоматизации процесса и использованию функции автоставок, которая позволяет поставщикам быстро снижать цены.

Александр Мысливец отмечает:

Мы уже хорошо освоили систему и оптимизировали ее под себя. И там, где заявки однотипные, круг поставщиков сложился и среди них регулярно осуществляются закупки, экономия времени налицо. За последние годы объем закупок вырос в 2 раза, но количество сотрудников осталось прежним. Справляться с таким объемом помогает Bidmart. 

После перехода на Bidmart дни превратились в часы! Я для себя уже вывела идеальный регламент: в первой половине дня я завожу новую процедуру закупки и отбираю для нее поставщиков из перечня – это занимает около 10 минут.  Срок подачи первичных предложений выставляю до 9:30 следующего дня. В нашей специфике этого времени поставщикам достаточно. Далее я одновременно повещаю о закупке всех поставщиков одной кнопкой. 

На следующий день, после получения всех первичных предложений, с 10:00 до 12:00 я провожу торги – опять же по опыту пришли к тому, что 2 часа достаточно, чтобы «отторговаться». При этом в течение этих 2 часов я могу заниматься другой работой, т.к. процесс полностью автоматизирован и не требует моего участия. 

Поставщики в свою очередь тоже могут заниматься своими делами и не бояться упустить заказ – многие выставляют автоставки с минимально допустимыми значениями и ждут решения. Как итог, закупка сейчас занимает 1,5 суток и до часа моего активного времени работы над этой закупкой. Это колоссальная экономия времени и просто находка для регулярных и не специфичных закупок. Это наиболее остро чувствуешь в сравнении. Раньше казалось, что наш процесс хорош, но сейчас понимаем разницу. 

Справочно: в некоторых торгах бывает более 500 шагов понижения цены, что помогает компании экономить до 30% от общей суммы заказа.

Александр Мысливец добавляет:

Я также являюсь председателем конкурсной комиссии по закупкам и курирую закупки свыше 1000 базовых величин. После обязательного размещения на Icetrade.by и сбора предложений там, мы затем переводим их в Bidmart и уже тут проводим процедуру понижения цены, чтобы опять же облегчить себе работу. Здесь пару часов, там – пару дней! 

Экономия времени — ключевое преимущество, но не единственное 

Помимо экономии времени, внедрение Bidmart принесло Витебской бройлерной птицефабрике еще несколько важных преимуществ, которые значительно улучшили процессы закупок и управление ими.

Прозрачность процессов

Одним из ключевых преимуществ Bidmart стала полная прозрачность процессов закупок. Все данные о торгах, предложениях поставщиков и результатах закупок хранятся в системе в структурированном виде. Это позволяет легко отслеживать каждый этап закупочного процесса, начиная от сбора коммерческих предложений и заканчивая заключением договоров.

Для нас крайне важно работать в строгом соответствии с законодательством. Когда все данные в одном месте, и мы всегда можем вернуться к истории закупок, чтобы проверить, как проходили торги, кто участвовал и какие цены были предложены, работать спокойнее. Такая прозрачность не только снижает риски ошибок, но и повышает доверие со стороны руководства и контролирующих органов. Все действия фиксируются в системе, что делает процесс закупок более открытым и подотчетным.

Bidmart также значительно упростил процесс подготовки отчетов. До перехода на Bidmart каждый сотрудник отдела оформлял конкурентный лист вручную самостоятельно. Просматривал все предложения, переносил данные из КП в общую таблицу, проставлял первоначальные и финальные цены, затем печатал и подкалывал в общую папку со всеми КП. 

Сейчас конкурентный лист формируется автоматически одной кнопкой после проведения торгов. Остается только распечатать этот отчет, договор с победителем и никаких дополнительных действий не надо. 

Сам отчет стал более полным – помимо привычных полей появились дополнительные данные, которые ранее мы просто не в состоянии были собрать. Например, количество шагов понижения цены. Также раньше мы могли только примерно оценить, как меняются цены или кто из поставщиков чаще всего выигрывает торги. Теперь у нас есть доступ к детальной статистике. Мы можем видеть, как меняются цены, и какие поставщики чаще дают хорошие условия.

Улучшение взаимоотношений с поставщиками 

По большинству закупаемых позиций для Витебской бройлерной птицефабрики важно, чтобы у поставщиков были соответствующие разрешения и аккредитации. Поэтому отдел закупок проводит предварительную работу по отбору поставщиков, и работает как правило со своими списками «в долгую». Учитывая это, особую важность имеет углубление отношений с партнерами и работа над улучшением условий для себя. 

Наши постоянные поставщики быстро разобрались в системе и довольны процессом работы. Потому что не только мы, но и они стали значительно экономить время – пропала необходимость по десять раз высылать коммерческие, переписываться в чатах, в почте и параллельно созваниваться для уточнения деталей. Поставщики получают уведомление о старте закупки, заходят в программу, вносят свои цены, уточняют детали при необходимости – все в рамках одной программы. Если появляются другие дела в период проведения торгов, есть возможность выставить автоставки и не переживать, что упустят заказ. 

Мы уже большинство поставщиков в своей сфере знаем и работаем с ними. Но бывает, что и находим новых партнеров благодаря Bidmart. Могу привести относительно свежий пример. Для новой упаковки понадобился какой-то специфический вид обечайки, про который я ранее ничего не знала. Я решила не разбираться самой, а протестировать Bidmart именно для поиска подходящих поставщиков. Я сформировала закупку по тем требованиям, что получила в заявке и просто опубликовала. В итоге на заявку отреагировали 6-8 новых поставщиков, среди которых мы выбрали подрядчика и начали работать. 

Внедрение Bidmart не только сэкономило время, но и сделало работу отдела комфортнее. 

У нас строятся новые площадки, недавно появился новый убойный цех, в котором надо обеспечивать в 2-3 раза больше расходников и новые виды материалов, упаковки и др. У отдела с каждым годом прибавляется работа и нагрузка, и Bidmart как раз позволяет обрабатывать в несколько раз больше заявок на закупки без увеличения штата. 

Витебская бройлерная птицефабрика – крупное предприятие, специализирующееся на производстве птицеводческой продукции с общим замкнутым производственным циклом от получения инкубационных яиц и выращивания молодняка до полной переработки мяса птицы в полуфабрикаты быстрого приготовления, готовую продукцию (копчености, колбасные изделия, рулеты, ветчина) и реализации. 
В материале – 3-летний опыт работы Витебской бройлерной птицефабрики с системой автоматизации закупок Bidmart. Сколько времени специалисты по снабжению экономят на организации закупок сейчас, выросла ли экономическая эффективность и охотно ли регистрируются в системе поставщики? На эти вопросы отвечаем в статье и подкрепляем все цифрами.

2 часа вместо 3 дней: как Bidmart сэкономил 80% времени на закупках для Витебской бройлерной птицефабрики

Frame 45115.png

Каждый менеджер по закупкам знаком с этим чувством - только начался рабочий день, а дел уже на неделю вперёд и все срочно-важны и нужно «еще вчера». И при этом поставщики не отвечают, цены меняются, а документы теряются в бесконечных согласованиях. Менеджеры по закупкам тонут в рутине и не понимают, где же найти эти драгоценные часы для стратегического планирования. Давайте разберёмся, куда уходит время и как его грамотно оптимизировать.

Главные "пожиратели времени" в работе закупщика

В среднем на подготовку одного тендера уходит 8-12 часов, сколько занимает перелёт из Минска в Бангкок! Причина? Ручной сбор предложений от поставщиков, их выгрузка в Excel и мучительное сравнение. По нашим данным, 37% времени теряется только на фиксацию данных и уточнение деталей. 

2. Координационный хаос

"Согласуйте с бухгалтерией", "Уточните у юриста", "Подтвердите у руководства" - эти фразы съедают до 20% рабочего дня. Разрозненные каналы коммуникации (почта, мессенджеры, телефон) превращают простой вопрос в многочасовой квест.

Дублирование информации в разных системах, регулярные сверки с бухгалтерией и складом, подготовка отчётов вручную - эта монотонная работа занимает 6-8 часов в неделю.

4. Поиск и оценка поставщиков

Составление рейтингов поставщиков вручную, отслеживание выполнения обязательств и анализ надёжности отнимают до 15% рабочей недели. Но как правило, этим вообще пренебрегают из-за нехватки времени.

Проверенные решения для реальной экономии времени

Теперь пора ответить на главный вопрос: где находить время? Хотя правильнее будет время не находить, а освободить! С этим прекрасно могут помочь справиться современные инструменты автоматизации – они позволяют не просто ускорить отдельные процессы, а полностью перестроить работу отдела закупок. Bidmart SRM – одно из решений и ваш персональный ассистент, который берёт на себя рутину, возвращая время для развития отношений с поставщиками и мониторинг рынка. Вот лишь несколько направлений работы, где автоматизация экономит время.

1.	Автоматизированный тендерный процесс

Bidmart SRM трансформирует трудоёмкий процесс проведения тендеров в эффективный и контролируемый workflow. После создания тендера с чёткими параметрами система:

 сокращение времени на проведение тендеров до 80% при повышении качества анализа предложений. Один из клиентов Bidmart сократил время на проведение тендеров с 2 дней до 3 часов (с активным вовлечение менеджера по закупкам до 1 рабочего часа).

скрин_0.png

2.	Централизованная база поставщиков

С помощью Bidmart SRM можно создать комплексное цифровое досье по каждому контрагенту, включающее:

Это экономит до 8 часов в неделю на администрировании базы поставщиков и страхует от потери и последующего поиска информации по поставках, ценах и предыдущих договоренностях.

скрин_1.png

3.	Централизованная коммуникация

Система Bidmart SRM устраняет хаос в коммуникациях, предлагая:

 сокращение времени на поиск информации и согласования на 25% (10+ часов в неделю), исключение потерь данных при смене ответственных и повышение скорости принятия решений за счёт прозрачности процесса.

Эти решения уже доказали свою эффективность в компаниях различных отраслей, обеспечивая не только экономию времени, но и существенное улучшение качества закупочных процессов. Например, Витебская бройлерная птицефабрика (Ганна) при помощи автоматизации закупок через Bidmart за последние годы смогла увеличить объем закупок в 2,5 раза с тем же количеством сотрудников в отделе. 

скрин_3.png

Ключевые выводы: как вернуть контроль над временем

1. Автоматизация рутинных процессов - это не будущее, а необходимость сегодняшнего дня. Как показал опыт клиентов Bidmart, автоматизация позволяет сократить время на тендеры до 80%.

2. Централизация информации даёт мгновенный доступ любому заинтересованному лицу ко всем данным по поставщикам и закупкам, экономя до 25% рабочего времени на поиск и согласование информации.

3. Интеграция систем устраняет необходимость ручного ввода данных и минимизирует риск ошибок при переносе.

4. Сэкономленное время трансформируется в конкретные бизнес-результаты: больше тендеров, глубже анализ поставщиков, выгоднее условия закупок.

5. Старт автоматизации проще, чем кажется. Особенно, когда большую часть работы забирает на себя команда автоматизатора. Начните с одного процесса - например, проведения тендеров или работы с поставщиками, и вы сразу увидите результат.

Готовы вернуть себе до 20 часов в неделю?

Оставьте заявку на бесплатную демонстрацию платформы и узнайте, сколько времени сможет сэкономить ваш отдел закупок.

Почему у менеджеров по закупкам вечно не хватает времени и где его взять?

Кейс_Лидское пиво.png

«Лидское пиво» — одна из старейших и наиболее известных компаний-производителей пива в Беларуси, основанная в 1876 году. Компания активно инвестирует в модернизацию производства и внедрение цифровых решений для оптимизации бизнес-процессов. В 2024 году компания подошла к вопросу автоматизации процесса закупок с помощью белорусского IT-решения.

Дмитрий, сотрудник отдела закупок с 10-летним стажем работы в компании, рассказал, что до внедрения Bidmart компания использовала другую систему для управления закупками:

«Изначально у нас была для работы другая программа. Но она не была специализирована под закупки, и многие вещи не получалось реализовать должным образом. Мы настраивали ее под свои задачи, но не всегда это было быстро и удобно. Поэтому решили поискать что-то новое».

Основные проблемы старой системы:

О выборе решения — почему именно Bidmart?

Команда искала систему, которая:

«Мы остановили свой выбор на программе автоматизации закупок Bidmart, т.к функционал во многом соответствовал нашим ожиданиям, плюс была возможность доработать систему под те процессы и настройки, которые мы хотели бы видеть. На старте нас интересовал в первую очередь процесс согласования заявок. В связке со службой поддержки и с разработчиками Bidmart на сегодняшний день мы уже реализовали 98% всех своих задач, которые собрали не только от команды внедрения, а уже в процессе эксплуатации от других служб и подразделений».

Внедрение проходило поэтапно, чтобы минимизировать сопротивление сотрудников. Пилотный запуск стартовал в августе 2024 года – первыми систему опробовал департамент логистики.

«Начали именно с департамента логистики, так как у них небольшое количество закупок и проще было отладить процессы. С ними мы тестировали программу полтора месяца, учились на их задачах и проходили обучения от службы поддержки Bidmart. Приятно, что служба поддержки всегда на связи и быстро старается помочь с любыми вопросами».

После этого этапа были разработаны подробные инструкции со скриншотами и видеоуроками по каждому модулю программы с подробными описаниями функционала, и мы начали планомерно подключать к системе остальные подразделения. К декабрю все департаменты, кроме производственного, перешли на Bidmart. Производственный департамент подключили позже из-за сложностей с большим объемом и специфичными закупками.

« Bidmart – очень простая программа, и особых сложностей с обучением функционалу не было. Но у некоторых сотрудников было внутреннее сопротивление – люди разные, по-разному обучаются, кто-то просто не хочет пробовать новое. Но у нас нет такого понятия «не хочу делать». Если компания перешла на какой-то продукт, все сотрудники должны им пользоваться. Для тех департаментов, которые переводили на Bidmart, мы сразу запрещали создавать заявки в старой программе. Нужно закупить что-то — создавайте заявку в Bidmart. Для этого есть подробная инструкция, видеоуроки, все предоставлено».

Такой же логикой «Лидское пиво» пользовалась и в отношении поставщиков.

«В данный момент мы некоторые позиции еще не покупаем через Bidmart, но у нас есть задача за этот год полностью все закупки перевести на платформу. И с поставщиками мы организовываем процесс так же, как с сотрудниками. Мы пишем письмо на всех потенциальных поставщиков и указываем, что теперь закупка будет проводиться через платформу Bidmart и прилагаем инструкцию по регистрации. Если компания-поставщик не хочет оформлять свое предложение на платформе, мы ее не рассматриваем».

Результаты внедрения Bidmart

Раньше переговоры с поставщиками занимали до двух недель, теперь тендеры закрываются за 2–3 дня.

«Если закупка на местном рынке, то сейчас мы проводим ее в течение 2-3 дней там, где раньше мы могли торговаться до 10-14 дней. Это возможно благодаря инструменту «процедура понижения цены». Раньше мы могли собрать предложения, выбрать победителем поставщика с лучшей ценой, а потом остальные начинали снова писать и предлагать изменить условия. И так могли «играть» много дней: «Если мы не проходим, то мы сейчас еще подумаем, снизимся…»Сейчас все понимают, что если сразу они не предложат оптимальные условия, то потом может не быть возможности».

Благодаря процедуре понижения цены удается экономить не только время, но и деньги.

«При этом не нужно создавать какие-то специальные условия или проводить дополнительную работу с поставщиками – за счет автоматизации процесса они сами торгуются между собой без нашего участия. Приведу пример: у нас была закупка мебели, и мы, уже получив коммерческие предложения, затем провели вторым этапом процедуру понижения цены. В итоге получили дополнительную выгоду уже от финальной цены около 15 тысяч белорусских рублей дополнительно. И это не исключение, а уже сформировавшаяся тенденция».

Все процессы фиксируются в системе, что исключает манипуляции.

«При этом вся история сохраняется, все торги, все шаги и переписки. Никакой предвзятости, никаких коррупционных составляющих не может быть. Все открыто и доступно. Торгуйтесь, давайте лучше цены и закупка ваша».

Планы компании на будущее

Лидское пиво планирует дальнейшую интеграцию Bidmart с ERP-системой:

«План на этот год – перевести абсолютно все закупки в Bidmart. Также мы хотим настроить интеграцию с нашей ERP-системой, чтобы заказ одним кликом дублировался на платформе Bidmart и сразу отправлялся поставщикам. Это амбициозная задача, но идеи по реализации уже есть».

Внедрение Bidmart позволило Лидскому пиву:

Компания продолжает развивать систему, делая ставку на полную автоматизацию процессов, и рекомендует другим компаниям не бояться внедрения подобных систем:

«Я бы посоветовал быстрее переходить на автоматизацию. Это удобно, эффективно и проще, чем кажется. Мы четко видим экономию денег и времени даже при том, что пока не все закупки проходят через Bidmart. Сотрудники, которые боялись сложностей, быстро освоились и сейчас работают без проблем. Поэтому рекомендую не бояться, а делать».

Если вы хотите узнать, как автоматизация закупок может помочь в ваших процессах, оставьте заявку на получение бесплатной консультации или позвоните по номеру +375 29 617 49 00. Команда Bidmart проведет для вас демонстрацию системы и покажет, сколько времени и денег сможет сэкономить на закупках именно ваша компания.

«Сэкономили 15 000 BYN на одной закупке»: кейс внедрения программы автоматизации закупок Bidmart Лидским пивом

Открытые закупки компании {company} на электронной торговой площадке Бидмарт. Бесплатная регистрация и участие для поставщиков.

Открытые закупочные процедуры компании ЗАО Банк ВТБ (Беларусь) на электронной торговой площадке Бидмарт

Открытые закупочные
процедуры компаний
на электронной торговой площадке Бидмарт

Открытые закупочные процедуры компании ЗАО Банк ВТБ (Беларусь) на электронной торговой площадке Бидмарт

Открытые закупочные процедуры компанийна электронной торговой площадке Бидмарт

Открытые закупочные
процедуры компаний
на электронной торговой площадке Бидмарт