Как проводить закупки на Bidmart.by

Подробная инструкция для заказчика

Видеоуроки: обучение работе на Bidmart для заказчика

Шаг 1. Регистрация
Процесс регистрации. Первичная настройка

Шаг 2. Приглашение поставщика
Первый фактор успеха закупки. Приглашение постоянного поставщика

Шаг 3. Типы процедур закупок
Процедура понижения цены. Сбор коммерческих предложений. Переторжка

Шаг 4. Создание закупки
Создание закупки в процедуре «Сбор коммерческих предложений»

Шаг 5. Закупка в статусе «На модерации»
Все о самом первом статусе закупки. Карточка закупки

Шаг 6. Закупка в статусе «Активный»
Статистика. Приглашение поставщиков в закупку. Чат

Шаг 7.1. Описание статусов «На модерации» и «Активный»
Таблица всех статусов

Шаг 7.2. Описание статуса «Ожидает решения»
Подробности о самом важном статусе

Шаг 7.3. Описание статусов «Состоялся», «Не состоялся»
А также «Товар закуплен» и «Отменен»

Шаг 8. После завершения закупки
Выбор победителя. Отчет по предложениям. Оценка и отзыв поставщика

Шаг 9. «Переторжка»
Механика процедуры «Переторжка»

Шаг 10. Создание «Процедуры понижения цены»
Механика. Обзор карточки закупки. Выбор победителя

Шаг 11. Навигация в списке закупок в интерфейсе
Фильтры и сортировка. Карточка закупок. Уведомления. Помощь

Шаг 12. Стоимость
О тарифах «Базовый», «Максимальный» и «Максимальный+» для Заказчиков

Отзывы о поставщиках и вероятность закупки заказчика
3 случая для отзыва. Формула вероятности закупки.

Шаг 1. Регистрация в системе. Настройки профиля

Регистрация

Заходим на bidmart.by — жмем регистрация. Вводим УНП вашей компании. После нажатия кнопки «Продолжить» система автоматически заполнит название вашей компании по УНП. Теперь вам потребуется:
1. Вввести ФИО сотрудника, который будет работать в системе
2. Номер телефона, на который придет код подтверждения
3. Ввести свой пароль для будущих входов в систему.

Нажимаем «Продолжить». Здесь вводим код из смс, который пришел на указанный номер, кнопка зарегистрироваться стала доступной — жмем.

Настройки профиля

Вы зарегистрировались. Система не позволит создавать закупки до полного заполнения страницы профиля в настройках.

Переходим в профиль. Для этого необходимо кликнуть на ваше имя в левом нижнем углу экрана.

1. Обязательно нужно указать Email, на который будут приходить все уведомления системы о действиях в закупках.
2. Указываем свою должность и (если есть) рабочий скайп.
3. Остается заполнить банковские реквизиты — больше не нужно отправлять их каждому новому поставщику, теперь система сделает это за вас.
4. Адрес доставки по умолчанию будет автоматически подставляется в каждую новую закупку. Это сэкономит ваше время, его всегда можно будет изменить.

На этой же странице вы всегда сможете вернуться к правилам и публичному договору для ознакомления.

Шаг 2. Приглашение поставщиков

В этом уроке мы пригласим постоянных поставщиков для участия в первой закупке — это один из основных факторов, от которых напрямую зависит успех ваших закупок.

1. Заходим в раздел «Поставщики». Здесь будет список поставщиков-контрагентов, которые участвовали в ваших закупках.  Если закупок не было, то он будет пустым. Здесь же, в правом верхнем углу кнопка Пригласить поставщиков, нажимаем.

2. Через данную форму мы отправим приглашения постоянным поставщикам. Вам нужно заранее подготовить список их email-ов (электронных адресов) в экселе, ворде, блокноте или любом другом редакторе. Можно взять список поставщиков одной категории товаров — например, по канцелярским товарам или компьютерной техники. Теперь копируем список из вашего документа и вставляем в это поле через пробел, запятую или точку с запятой.

3. Выбираем вашу компанию из списка и нажимаем отправить. Приглашения отправлены.

4. Теперь каждый раз, когда вы будете создавать закупки по канцелярским товарам, все ваши постоянные поставщики будут автоматически получать приглашения. Дополнительно у вас будет возможность приглашать поставщиков в каждую конкретную закупку — подробнее об этом в пятом уроке.

Давайте перейдем в почту поставщика и посмотрим, как выглядит приглашение. Поставщик увидит ваше приглашение и по кнопке сможет перейти в систему. Если он не зарегистрирован, ему необходимо пройти быструю процедуру регистрации.

Шаг 3. Типы процедур закупок

В этом уроке вы узнаете о 3-х основных процедурах закупки в системе, их плюсы и минусы, когда и какую применять.

На странице закупок мы видим разные процедуры: процедура понижения цены, процедура сбора коммерческого предложения (КП), процедура переторжки и приватные процедуры.

Начнем с Процедуры понижения цены — эта процедура используется, когда объект закупки однозначный (конкретная модель, конкретного производителя), аналоги не рассматриваются, условия и сроки определены, осталось получить лучшее ценовое предложение.

Поставщики будут торговаться по цене только на понижение, это значит, что каждый последующий может сделать предложение только ниже предыдущего. При этом поставщики обязаны подавать предложение на каждую позицию в закупке. Например, если вы создали 4 позиции в закупке, то поставщик не сможет сделать предложение на одну или 2 позиции, только на все 4. Таким образом — победитель в закупке может быть только один. По окончании торгов вы сами определите победителя.

Процедура сбора КП используется, когда вы готовы рассматривать аналоги или точно не определились с объектом закупки, когда при выборе для вас имеет значение условия и сроки поставки, условия оплаты. Это означает, что все предложения поставщиков могут отличаться по товару, по цене, по срокам, по условиям поставки и оплаты. По окончанию торгов вы сами определите победителя. Это процедура также будет полезна для исследования рынка предложений.

Процедура переторжки проводится только после сбора КП. Этот механизм позволяет выбрать подходящие предложения из результатов этапа сбора КП и предложить поставщикам улучшить свои предложения. При этом эту процедуру можно проводить многократно.

Шаг 4. Создание закупки в процедуре «Сбор коммерческих предложений»

В этом уроке мы по шагам создадим с вами закупку на примере процедуры сбора КП.

Рекомендуем вам научиться работать в системе на простых однозначных товарах таких как: компьютерная техника, канцелярские товары, офисная бумага, не начинайте с ядерного реактора, от простого к сложному.

1. Заходим в раздел Закупки. Справа вверху жмем кнопку «Создать закупку«.

2. Переходим на первый шаг создания. Организация и сотрудник уже заполнены по умолчанию, если сотрудников будет несколько — нужно будет выбрать ответственного за эту закупку. Здесь же выбираем процедуру — «Сбор коммерческих предложений«.

3. Нажимаем на кнопку «Далее к шагу 2». Сейчас нужно задать все условия закупки.

  • Поле «Наименование закупки» — это название закупки, которое будет отображаться у поставщиков и в вашем списке всех закупок.
  • «Заметки» — можете помечать что-то для себя здесь, никто кроме вас этого не увидит.
  • «Сроки — Дата завершения закупки» — до этой даты поставщики смогут делать свои предложения, время по умолчанию до 15-00, можно изменить.
  • «Желаемая дата поставки» — до этой даты поставщики должны поставить вам товар.
  • «Условия поставки» — по умолчанию «Доставка», можно изменить на самовывоз.
  • «Населенный пункт» — нужно выбрать из списка. Указать адрес поставки.
  • «Условия оплаты» по умолчанию «По факту», но можно задать отсрочку либо предоплату.
  • «Электронный документооборот» отмечаем, если хотим, чтобы смогли участвовать в закупке только те поставщики, которые работают с электронными ТН и ТТН. Вы должны понимать, что этим вы значительно сузите охват.
  • «Наименование вашей организации открыто для ваших поставщиков» — по умолчанию отмечена, если убрать — закупка станет Анонимной, т.е. для поставщиков будет скрыто название вашей компании и контакты.
  • «Открытый сбор коммерческих предложений для поставщиков» — по умолчанию не отмечено. Поставщики не видят предложений друг друга, если отметите, поставщики будут знать кто и какое предложение сделал.
  • «Только с НДС» — отметив этот пункт, в вашей закупке смогут участвовать только поставщики, которые работают с НДС.

4. Теперь переходим к последнему шагу, пятому, позициям закупки. Их может быть неограниченное количество в одной закупке, но вам нужно понимать, что победитель в закупке может быть только один, поэтому стоит объединять в закупку только схожие позиции (простыми словами, чтобы не было в одной закупке холодильников и компьютеров). Также мы рекомендуем придерживаться правила: один товар = 1 позиция.

Предусмотрены 2 типа позиций: «произвольный объект» — это означает, что вы сами создаете объект для закупки (название, марка, характеристики, описание и т.д.) и «товар из каталога» — подходит для простых однозначных закупок (нужно просто выбрать из существующего каталога подходящую модель).

5. Добавим товар из каталога. Кликаем на новое поле и выбираем любой товар. Например, ноутбук. В описание нужно внести все пояснения и дополнения, которые следует знать поставщикам. Останется задать количество и желаемую цену, причем количество по умолчанию задано, его можно изменить.

Можно выбрать другие единицы измерения. Вводим желаемую цену. Система автоматом посчитали цену за 2 штуки. Внизу отображается сумма всей закупки в целом. Теперь стала активной кнопка создать закупку.

6. А теперь добавим «произвольный объект». Во второй позиции оставляем по умолчанию «произвольный объект«. Выбираем категорию. Это очень важный момент, нужно максимально точно определить категорию закупаемого товара, от этого будет зависеть, какие поставщики получат автоматические уведомления, а значит успех всех торгов. Если все же категорию не удастся определить или ее нет совсем — выбираем другое.

Вводим «Наименование позиции«, здесь нужно указать максимально точно и емко заголовок, например «Закупка Ноутбука HP 15 i7». Вводим описание (его будут видеть поставщики), количество и цену.

Шаг 5. Закупка в статусе «На модерации»

Каждая созданная вами закупка попадает в статус «Модерация». При этом выбор процедуры не имеет значения. На этой стадии закупка отображается только вам и модератору, поставщики еще не знают о ее существовании.

Детально рассмотрим карточку закупки, начнем с шапки: в самом верху — название, которое вы задали, здесь же ваша желаемая цена и тип процедуры закупки.

Если вы передумали покупать товар, то всегда можете отменить закупку по кнопке. Закупка перейдет в статус «Отменен» — это конечный статус, в котором будет доступен только просмотр. Отменить можно на любой стадии, кроме «Товар закуплен».

Далее вся информация в карточке разделена на логические блоки, их можно сворачивать и разворачивать для удобства пользования.

Блок «Заказчик»: разворачиваем, указывается компания, которая закупает, ответственный сотрудник за закупку и его контакты, эту же информацию увидят и поставщики. Если при создании закупки вы сняли галочку «Наименование вашей организации открыто для поставщиков» — тогда в этом блоке у поставщиков будет одно слово — «Аноним».

Блок «Детали закупки»: внутри указана вся информация, которую вы задали при создании закупки. Она также будет доступна для поставщиков.

«Позиции закупки»: отображаются все позиции, можно кликнуть на каждую — во всплывающем окне будет описание и прикрепленные файлы. Есть возможность скачать все позиции одним excel файлом. Этот блок доступен и для поставщиков.

«История» доступна только вам, здесь будет вестись вся хронология закупки с датой и описанием.

В карточке предусмотрен чат для общения с поставщиками с возможностью пересылки файлов. Пока закупка не перейдет в статус «Активный», чат недоступен.

Обычно в течение 30 мин ваша заявка будет проверена модератором. Если все заполнено корректно, категория товара релевантна закупке — присваивается статус «Активный». Вы получите соответствующее уведомление на указанную при регистрации почту, а также во вкладке «Уведомления» в личном кабинете.

Шаг 6. Закупка в статусе «Активный»

После проверки корректности заполнения и релевантности выбранной категории товаров модератор переводит вашу закупку в статус “Активный”.

Вы получите уведомление в личном кабинете и на почту. В этот же момент закупка становится видимой на площадке, и все поставщики, которые работают в данной категории товаров, получают автоматическое уведомление о вашей закупке. И могут сразу публиковать свои предложения.

Закупка находится в статусе “Активный” до заданной вами даты завершения сбора предложений на этапе создания закупки. Вы можете только отменить закупку, если передумали покупать.

Логические блоки

На этой стадии появляется «Статистика» — это информационный блок, который говорит вам сколько автоматически уведомлений разослано, сколько поставщиков просмотрели вашу закупку, сколько из них сделали предложений и сколько всего предложений поступило на текущий момент.

После первого предложения от поставщика вы увидите блок “Предложения поставщиков”. Можно развернуть каждое, посмотреть информацию по каждой позиции в реальном времени. Выбрав несколько предложений, можно сравнить их. Также по кнопке доступен итоговый отчет в виде сводной таблицы со всеми поставщиками.

Важно отметить, что при процедуре «сбора КП», поставщик может сделать неограниченное количество предложений, с любым количеством позиций в каждом. Например в одном — по запрашиваемому товару, во втором — по аналогу, тем самым давая вам право выбора. Система не ограничивает их в количестве позиций в закупке (может быть меньше или больше, чем вы запросили).

Кроме цены поставщики предлагают свои условия по срокам, оплате и доставке. В “Активном” статусе в процедуре сбора КП поставщики могут редактировать свои предложения, поэтому рекомендую активно призывать в чате к улучшению своих предложений. Вы можете смотивировать поставщиков, если вы дадите всем понять о реальной готовности купить товары.

У поставщиков будет такая же таблица предложений, если вы выбрали “открытый сбор КП” при создании, если нет — этого блока не будет совсем.

Блок “История” уже не пустой. Он отличается в зависимости от процедуры

История «Процедуры сбора коммерческих предложений». В данной процедуре вы увидите информацию о наименовании компании поставщика, работе с НДС, итоговой цене, условий оплаты и поставки, даты поставки и срока действия КП. Обращаем ваше внимание: срок действия КП от поставщика всегда дольше желаемой поставки заказчика.

История «Процедуры понижения цены». В этой процедуре вы также видите наименование компании поставщика, НДС, цену поставщика и дату предложения. Обратим ваше внимание: каждый поставщик может сделать ставку только ниже предыдущей — это контролирует система. Лучшее ценовое предложение будет подсвечено и определится автоматически. Но выбрать победителя вы сможете только вручную и только по окончании срока торгов. В любой момент вы можете получить автоматический сводный отчет по всем предложениям и выгрузить его в Excel–формате.

Чат

Теперь рассмотрим возможности чата. Он находится в правой части интерфейса закупки. В “Активном” статусе чат доступен заказчику и всем поставщикам, которые принимают участие в закупке. Вы можете увидеть число участников, а также выполнить поиск по переписке. Здесь же отображаются системные сообщения и подсказки (например: “Закупка находится в статусе «Активный». Чат доступен заказчику и всем поставщикам.”).

Если вы выбрали закрытый сбор коммерческий предложений при создании, то поставщики не будут видеть реальное название друг друга, система заменит их на псевдонимы типа “Золотистый 48”, вам же будет доступно их название компании.

Для чего необходим чат? Он позволяет вам оперативно ответить на все вопросы, при этом не тратя время на одинаковые вопросы от разных поставщиков. Обращаем ваше внимание: если вы проводите закупку анонимно и не хотите раскрывать информацию до завершения процедуры закупки, не идентифицируйте себя в процессе общения с поставщиками. В чате название вашей компании будет скрыто. Если анонимность не является приоритетом, то в чате закупки вы будете авторизованы в соответствии с заполненным названием компании при регистрации в системе.

Приглашение поставщиков в закупку

Обращаем ваше внимание на очень важную кнопку в правом верхнем углу — “Пригласить поставщика”. Вы можете автоматически рассылать приглашения прямо в закупку по списку e-mail поставщиков. В приглашении указано, какая компания приглашает и в какую закупку.

Как правило в ходе закупки вам приходится искать новых поставщиков (если товар специфический или еще нет в базе поставщиков по новой категории товаров). И вот на этом этапе следует приглашать тех поставщиков в созданную закупку, которых вы нашли из других источников. Этим вы закроете сразу несколько задач: соберете все предложения в одном месте, создадите максимальную конкуренцию между поставщиками, и сохраните в базе всех найденных поставщиков для последующих закупок, упростив себе жизнь.

Шаг 7. Описание всех статусов

Подробная информация о всех статусах для Заказчиков на Bidmart находится в таблице по кнопке ниже.

Все статусы у Заказчиков

Шаг 8. После завершения закупки

После завершения торгов ваша закупка из статуса “Активный” переходит в “Ожидает решения”. До истечения срока принятия решения (его вы самостоятельно устанавливаете при создании закупки в «Процедуре понижения цены» или по истечении срока действия предложения поставщиков в «Процедуре сбора КП») вам необходимо выбрать победителя.

Как выбрать победителя торгов в «Процедуре понижения цены»?

Лучшее предложение будет на первой строчке в блоке “Предложения поставщиков” и автоматически подсвечено системой. Здесь в одной таблице вы увидите все поступившие предложения по возрастанию цены.

Выбрать победителя можно только вручную. Для этого нужно отметить понравившееся предложение, кликнуть кнопку под таблицей “Объявить победителя”. Если вы соблюдаете сроки принятия решения, то закупка автоматически перейдет в статус “Состоялся”. Поставщик в этот же момент получит уведомление о выборе его победителем. Если поставщик по каким-либо причинам не может поставить товар, вы можете сменить победителям в этой же закупке. Для этого нужно выделить новое предложение от поставщика и нажать на кнопку “Сменить победителя”. При этом система предложит вам оставить отзыв о предыдущем победителе. Новый победитель автоматически получит уведомление.

Что делать, если вы не получили предложение?

Вам стоит проанализировать закупку, постараться понять, что сделали не так (завышена цена, жесткие требования, не пригласили поставщиков в закупку и т.д.), выдвинуть гипотезу по исправлению и пересоздать закупку с учетом гипотезы.

Не успели принять решение? В таком случае ваша закупка переходит в статус “Не состоялся”. Вы можете попробовать сменить победителя, однако в таком случае у поставщика будет возможность вам отказать без последствий для рейтинга.

Как выбрать победителя торгов в «Процедуре сбор коммерческих предложений»?

Алгоритм завершения выглядит схоже. Но вы можете не только выбрать подходящее по всем условиям коммерческое предложение, но и сравнить несколько интересующих предложений. Для этого вам нужно отметить галочкой слева от названия компании поставщика несколько предложений и нажать на кнопку “Сравнить”. Перед вами откроется окно с описанием выбранных позиций. Это особенно удобно при работе с десятками предложений поставщиков. Если заказчик видит наиболее релевантное запросу предложение, вы можете выбрать его победителем. Для этого вы отмечаете галочкой предложение и нажимаете “Объявить победителя”.

После выбора победителя

Итак, вы выбрали победителя, закупка перешла в статус “Состоялся”, поставщик получил соответствующее уведомление.

В интерфейсе закупки появится новый блок “Победитель” с активной ссылкой на профиль (карточку) поставщика . Здесь вы сможете увидеть контакты поставщика, реквизиты, информацию о его работе на площадке, статистику по участию в торгах.

Если же закупка прошла успешно и вы получили товар, нужно обязательно перевести закупку в конечный статус “Товар закуплен” — это позволит вам отслеживать состояние ваших закупок в реальном времени, также это важно для корректной работы раздела “Аналитика”, который поможет вам принимать правильные решение. При переходе в конечный статус необходимо будет обязательно оценить поставщика по 5 параметрам (“соблюдение сроков”, “коммуникабельность”, “экспертность”, “честность”, “лояльность”) и оставить отзыв о его работе. В будущем это позволит вам отследить работу с каждым поставщиком, а также стимулировать их к ответственной работе.

Если вы остались не удовлетворены работой поставщика, то можете добавить его в черный список — перейдите в профиль поставщика и нажмите “добавить в черный список”. Данный поставщик больше не увидит закупки вашей компании. Если вы передумаете, то в любой момент можете удалить поставщика из черного списка.

Если поставщик не доставил по каким-либо причинам товар или закупка сорвалась по иным причинам, а вы не собираетесь рассматривать другое предложение, то рекомендуем вручную проставить статус “Отменен”. Это также статус, отражающий работу вне системы и позволяет вам отследить итог закупки “в деле”. Вы можете оставить отзыв о поставщике и в будущем учесть это при выборе победителя торгов в следующий раз.

Шаг 9. Переторжка

Переторжка (или повторные торги) позволяют вам улучшить полученные на этапе «Сбора КП» предложения от поставщиков.

По большому счету этот функционал автоматизирует привычный многим специалистам по закупкам процесс улучшения собранных предложений за столом. Простыми словами, если раньше вам приходилась собирать КП от поставщиков по почте, факсу, телефону, сводить их в одну сравнительную таблицу, выбирать лучшие из них, затем приглашать всех на очное улучшение цены/условий за круглым столом, то теперь это занимает пару кликов.

Заказчик может объявить переторжку из двух статусов

  1. Если после процедуры сбора КП закупка находится в статусе “Не состоялся”.
  2. Или закупка находится в статусе “Ожидает решения”.

Для объявления переторжки необходимо выбрать минимум одно предложение (переторжка возможна как для нескольких, так и для одного поставщика).

Перед вами появится всплывающее окно. Вам необходимо подтвердить запуск процедуры, а также обозначить сроки проведения процедуры. Обращаем ваше внимание: после запуска процедуры вы не сможете изменить количество участников переторжки!

О запуске переторжки узнают все поставщики, принявшие участие в процедуре «Сбора коммерческих предложений». Те, кого выбрали вы для участия, получат уведомление, что они переходят в следующий этап, остальные получат уведомление о начале процедуры без их участия. Таким образом вам не нужно связываться с каждым поставщиком — все сделает система за вас.

После создания переторжка переходит в статус “Активный”. В интерфейсе добавляется еще одна таблица, а предложения, полученные на предыдущем этапе сбора КП, теперь доступны только для просмотра. Поставщики начинают процесс торгов. Обращаем внимание, что система не обязывает торговаться и улучшать предложения поставщиков, они могут оставить свои предложения без изменений.

После окончания срока процедуры, закупка автоматически переходит в статус “Ожидает решения”. Теперь заказчик может рассмотреть все предложения и выбрать победителя или же запустить повторную процедуру переторжки.

Если же вы принимаете решение дольше срока действия КП от поставщиков, переторжка получает статус “Не состоялся”. Если вы выбрали победителя, срок действия КП которого не истек, то закупка получает статус “Состоялся”.

В чате вы можете мотивировать поставщиков к торгам, например, дать им однозначно понять, что вы действительно закупите товар после этого этапа — это очень оживляет торги. После объявления «Переторжки» чат доступен только участникам переторжки. Если на этом этапе вы передумали проводить процедуру, то вы можете отменить переторжку. Статус изменится на конечный “Отменен”.

Если вы выбрали поставщика с истекшим сроком действия КП. В таком случае поставщику придет уведомление, однако он имеет право отказать вам. Также вы можете изменить победителя: если он согласится на поставку товара, то закупка получит статус “Состоялся”, если же поставщик откажет — “Не состоялся”.

В случае необходимости, вы также можете получить отчет в виде сводной таблицы по всем предложениям по переторжке (или каждой повторной переторжке). Для этого нужно кликнуть на кнопку “Отчет по предложениям” внизу блока.

Обращаем ваше внимание, что переторжка может быть объявлена в торгах неограниченное число раз.

Если товар доставлен и находится у вас — рекомендую вам изменить статус закупки из “Состоялся” на “Товар закуплен”. Данный статус не может быть присвоен автоматически, т.к. действие происходит вне системы. Однако он позволит вам отследить состояние ваших закупок в будущем.

Если же закупка отменена по решению поставщика (после истечения срока его КП), вы можете выбрать другого победителя переторжки (для этого вам нужно отметить понравившееся предложение галочкой слева и нажать “Сменить победителя” — все как в других процедурах.

Шаг 10. Создание «Процедуры понижения цены» (Отличия от процедуры «Сбор КП»)

«Процедуры понижения цены» полезны в тех случаях, когда вы точно знаете, какой именно товар и на каких условиях хотите закупить, никаких аналогов не рассматриваете, все уже выбрали, наверняка знаете, что товар есть на рынке, осталось только получить наилучшую цену.

Вы должны понимать, что, создавая ППЦ, вы ставите поставщиков в жесткие рамки, они просто обязаны согласиться на все ваши условия, а именно: они не могут предложить аналоги, они обязаны уложиться в ваши сроки, они обязаны дать предложения на ВСЕ позиции в закупке.

Например, если вы создали 5 позиций в 1 закупке, все поставщики обязаны сделать ставку по всем 5 позициям, т.е. если у кого-то будет только 4 из 5 в наличии — он не сможет участвовать.

Переходим к механике, создадим закупку ППЦ.

  1. В разделе “Закупки” нажимаем “Создать закупку”, здесь выбираем ППЦ.
  2. Переходим в условия: первое — нужно задать “Дату принятия решения” (эта дата, до которой вы обязуетесь перед поставщиками принять решение о закупке).
  3. Обратите внимание. У вас нет возможности сделать открытым сбор предложений от поставщиков как в процедуре сбора КП, это значит, что поставщики будут видеть ценовые предложения друг друга, но названия их компаний будут зашифрованы. Эту логику изменить невозможно.

Напоминаем, что если до даты принятия решения вы не выбрали победителя, то закупка переходит в статус “Не состоялся”. В котором вы по-прежнему сможете выбрать победителя, единственное — у поставщика уже будет законное право вам отказать.

Совет — задавайте реально выполнимые условия и сроки, объединяйте в закупку только товары одной категории, избегайте закупок с большим количеством позиций, исследуйте рынок перед созданием ППЦ (для этого отлично подойдет процедура сбора КП). Обязательно старайтесь в реальности закупать товары после ППЦ — это положительно скажется на вашей вероятности закупок и создаст лояльность к вашей компании у поставщиков, что напрямую повлияет на успешность ваших будущих закупок.

Шаг 11. Интерфейс закупок

Вы уже знаете обо всех типах процедур, их особенностях, статусах закупок, логику работы системы. Теперь самое время поговорить об интерфейсе списка закупок. Этот урок позволит вам быстро в нем освоиться и оценить функциональность.

Переходим во вкладку “Закупки”. На этой странице отображаются все ваши закупки, независимо от процедуры, статуса и актуальности.

1
“По дате” — в выпадающем списке 4 варианта. “Сначала новые”, “Сначала старые” — сортировка по дате создания, “Завершаются скоро”, “Завершаются позже” — сортировка по дате окончания срока подачи предложений.
2
Позволяет фильтровать закупки по разным параметрам: “по типу процедуры”, “по признаку”, “по статусу”, “по организации”, “по ответственному сотруднику”.
3
Здесь вы можете выбрать закупки, которые завершаются сегодня
4
Вы можете отследить закупки по каждому статусу или сразу по нескольким. Описание всех статусов в шаге 7.
5
Функционал специально разработан для групп компаний. Вы можете увидеть как полный список закупок по всем компаниям, так и отдельно по каждой.
6
Этот фильтр поможет вам отследить закупки в разрезе работы ответственного сотрудника.
7
Здесь отображаются все ваши уведомления, каждое из которых содержит ссылку и есть возможность перейти прямо в закупку.
8
Тип процедуры закупки и дата, время окончания срока подачи предложений. Если статус “Активный” и до завершения осталось менее часа, вместо даты отображается обратный отсчет в минутах и секундах. При переходе в следующий статус, отображаются дата и время.
9
Отображается название вашей компании (удобно, если у вас закупки от нескольких юр.лиц). Если вы создаете закупку анонимно, у вас по-прежнему отображается название вашей компании. Поставщики в своем списке закупок видят “Анонимный”.
10
Поля “Поставщик” и “Цена поставщика”. Они отображаются в успешных статусах “Состоялся” и “Товар закуплен” — здесь будет название поставщика-победителя и его цена.
11
Желаемая цена и Дата поставки — это значения, которые вы указали в момент создания закупки.

Последний шаг. Отзывы о поставщиках и вероятность закупки заказчика

Рассмотрим случаи, когда заказчик может оставить отзыв о поставщике. Это возможно в 3 случаях:

1. Закупка находится в статусе “Состоялся” и в закупке объявлен победитель. Для того, чтобы заказчик мог подтвердить закупку и перевести в конечный статус “Товар закуплен”, ему необходимо поставить общую оценку поставщику по 5 критериям: соблюдение сроков, коммуникативность, экспертность, честность, лояльность. Это можно сделать на странице закупки, нажав на кнопку “Подтвердить закупку”. Дополнительно заказчик может оставить подробный текстовый отзыв. Отзыв и оценку можно оставить анонимно — для этого необходимо поставить галочку в окне под блоком отзыва.

2. Закупка находится в статусе “Состоялся”, объявлен победитель, но заказчик хочет сменить победителя. В это случае система также предложит оценить предыдущего победителя.

3. Закупка находится в статусе “Состоялся”, объявлен победитель, но заказчик отменяет закупку. После отмены система также предложит оценить поставщика-победителя.

Обращаем ваше внимание, что все отзывы и оценки доступны всем заказчикам в личном кабинете. Все оценки поставщика складываются в общую оценку. Поставщик может увидеть свою общую оценку в личном кабинете — в левом нижнем углу.

Теперь перейдем к вероятности закупки заказчика. Поставщику всегда отображается вероятность закупки заказчика — даже если заказчик проводит закупку анонимно. Вероятность рассчитывается по формуле: отношение количествва закупок заказчика в статусах “Состоялся” и “Товар закуплен” к общему количеству созданных закупок, выраженной в процентном соотношении. Исключение — отмененные закупки в статусах “На модерации”, а также “Активный”, если предложений не было. Если просто: чем выше процент вероятности закупки заказчика, тем больше закупок заказчика в системе завершилось успешно.