Как проводить тендеры на Bidmart

Подробная инструкция для корпоративных покупателей

1. Тендерная площадка Bidmart

Bidmart.by — это электронная тендерная площадка для автоматизации процесса закупок. Для корпоративных клиентов использование bidmart.by абсолютно бесплатно.

2. Регистрация и Вход

Перейдите на страницу личного кабинета. На этой странице можно произвести вход, введя логин и пароль. Для регистрации нажмите кнопку Регистрация в левом нижнем углу.

Введите УНП вашей организации. Если вы не знаете УНП, его можно найти по названию компании здесь. Кроме того, УНП указываются в реквизитах компании.

Заполните следующие поля: ФИО, номер мобильного телефона и пароль.

Вам осталось подтвердить введённый номер мобильного телефона. Код придёт вам по SMS в течение одной минуты. После ввода SMS-кода и нажатия на кнопку Зарегистрироваться вы попадёте в свой личный кабинет. Вы сможете сразу создать тендер!

Если вы забыли пароль

Перейдите на страницу личного кабинета. Нажмите на Забыли пароль?.

Введите ваш номер телефона или e-mail, с которыми вы регистрировались на Bidmart. Если вспомнить не можете, напишите нам на Обратную связь.

Код придет на телефон или e-mail, которые вы ввели на предыдущем шаге. Введите код в первое поле, а новый пароль во второе. После нажатия Сбросить пароль вы попадёте в Личный кабинет.

3. Обзор личного кабинета, что нужно знать про тендеры

  • Все тендеры проводятся анонимно. Поставщики не видят друг друга и какой покупатель создал тендер, покупатель не видит какие поставщики принимают участие в тендере. Обмен контактами между поставщиком-победителем и покупателем осуществляется только после завершения тендера и в том случае, когда покупатель согласен с ценой.
  • По итогам тендера расчет с поставщиком производятся в безналичной форме в виде банковского перевода. Если вы хотите купить товар как физ. лицо, то зарегистрируйтесь как частный покупатель и создайте тендер.
  • Поставщик-победитель в тендере может быть только один, даже если он на несколько лотов.

Так выглядит раздел Тендеры. Наведите курсор мыши на мигающий элемент, чтобы увидеть его описание.

Тендеры — раздел со всеми вашими тендерами. Аналитика — подробные отчеты в реальном времени о всех ваших закупках. Уведомления — здесь вы можете видеть на одной странице все что происходит с вашими тендерами.
Нажмите эту кнопку, чтобы создать тендер!
Здесь вы можете сортировать текущие и прошедшие тендеры.
Ваше согласие или несогласие с ценой поставщика.
Имя менеджера, который работает в данный момент в кабинете.
Текущая ставка поставщика, за которую он готов продать товар. Серым цветом — цена за 1 единицу. Фиолетовым (чуть ниже) — за всё.
Ваша желаемая цена, которую вы указали в момент создания тендера. Серым цветом — цена за 1 единицу. Черным (чуть ниже) — за всё.

4. Как создать тендер

Для создания тендера необходимо нажать кнопку Создать тендер в разделе Тендеры. После этого вы попадаете на форму создания нового тендера.

Шаг 1.

Организация

Выбор организации от которой проводится тендер. Реквизиты выбранной организации передаются поставщику после завершения тендера. Если вы хотите добавить новую организацию, то отправьте запрос на support@bidmart.by с указанием реквизитов новой организации (наименование, УНП, юридический адрес, банковские реквизиты).

Выбор сотрудника, ответственного за тендер.

Выбор сотрудника, ответственного за тендер. Контактные данные выбранного сотрудника передаются поставщику после завершения тендера. Этот сотрудник получает уведомления о действиях с тендером на e-mail и в разделе уведомления. Если вы хотите добавить нового сотрудника, то отправьте запрос на support@bidmart.by с указанием контактных данных нового сотрудника (ФИО, должность, моб. телефон, e-mail).

Тип тендера

Процедура понижения цены — тендер, где покупатель задает однозначные условия (требования к закупаемым товарам, способ оплаты, период поставки товаров), а поставщики делают ставки на понижение цены. Победителем в таком тендере признается поставщик, предложивший наименьшую цену на момент завершения тендера (поставщик чья ставка в тендере была последней). После завершения тендера покупатель и поставщик заключают договор купли-продажи на условиях, которые указаны в тендере.

Шаг 2.

Наименование тендера

Вы задаете наименование тендера, чтобы его было легче найти в списке ваших тендеров и чтобы его можно было однозначно идентифицировать. Данное наименование доступно только вам, поставщики его не видят.

Дата завершения тендера

Дата окончания торгов между поставщиками. В этот день станет известна итоговая цена и поставщик, который выиграл тендер. Все тендеры завершаются в день завершения между 15.00 и 16.00. Максимальный срок тендера — 10 рабочих дней. Датой завершения тендера может быть только рабочий день. Тендер «День в день» можно создать до 12:00 (указать дату завершения — сегодня).

Подсказка: Оптимальный срок тендера для однозначных товаров — 1-3 рабочих дня, для сложных спецификаций и неоднозначных товаров — 5-7 рабочих дней.

Поставка товара до

Самая крайняя дата поставки товара. Товар должен быть поставлен в период с завершения тендера до крайней даты поставки включительно. Это срок должен учитывать согласование и подписание документов с поставщиком.

Способ получения товара

При выборе доставки ее стоимость поставщик учитывает в итоговой цене (ставке, которой делает в тендере). Выбрав доставку, вы указываете город и точный адрес доставки товара. При выборе самовывоза, вы указываете город из которого самостоятельно заберете товар у поставщика.

Способ оплаты товара

Вы задаете способ оплаты товара.

Поддержка ЭДО

Документооборот (в первую очередь это обмен ТН и ТТН) с поставщиком через EDI-провайдер. При выборе данного требования в тендере могут делать ставки только подключенные к аттестованному EDI-провайдеру поставщики.

Шаг 3.

Наименование закупаемой позиции(ий)

Краткое наименование закупаемой позиции.

Описание

Подробное описание закупаемой позиции(ий) — технические характеристики, размеры, гарантия, наличие сертификатов, требования к поставщику и др. Если вы указываете товар с определенным производителем и моделью, то подробное описание можно не заполнять.

Количество

Необходимое количество единиц закупаемой позиции. В случае если товар измеряется не в штуках, укажите единицу измерения в описании. Если в описании лота вы указываете список товаров, то количество укажите — 1.

Желаемая цена за ед. закупаемой позиции

Цена за которую вы готовы приобрести данную позицию. Поставщики в ходе торгов указывают цену в том числе с НДС (отпускную цену).

5. После создания тендера: как проходят торги

Статус тендера — Активный

При переводе тендера в статус Активный вы получаете уведомление об этом в разделе уведомления и на e-mail. Все поставщики, которые зарегистрированы на bidmart.by, получают уведомление о том, что создан тендер, если они продают категории товаров, которые заявлены в тендере.

Статус тендера — Заявка

Сразу после создания тендера ваш тендер переходит в статус Заявка. На странице тендера доступен чат, в котором вы можете вести переписку с менеджером bidmart.by и сообщить какую-либо дополнительную информацию, если это необходимо. Менеджер bidmart.by подскажет вам как лучше и эффективнее провести тендер, на что необходимо обратить особое внимание. После всех согласований и предварительной обработки тендера, он переводится в статус Активный.

Как проходят торги между поставщиками?

  • Торги идут на понижение цены. Первая ставка в тендере может быть выше вашей желаемой цены. Все последующие ставки в тендере только ниже предыдущей.
  • Победитель в тендере на конкретный момент хода тендера может быть только один (победителем является поставщик чья ставка минимальная).
  • Поставщик делая ставку в тендере, соглашается продать товар по цене ставки и по условиям, которые указаны в тендере.
  • Если ставка в тендере сделана меньше чем за пять минут до завершения тендера, то время завершения сдвигается на промежуток времени от трех до пяти минут (новое время завершения тендера = время ставки + 3-5 минут). Таким образом не возникнет ситуации, когда все поставщики делают ставку в последнюю секунду и тендер сразу завершается.

Подсказка: Обычно самые активные торги между поставщиками проходят ближе к завершению тендера (начинаются за 20-30 минут до завершения тендера). Так что не стоит делать выводы об итоговой стоимости, пока тендер не завершен.

Как работает механизм согласия с ценой?

Согласие с ценой означает, что вы готовы купить товар за данную цену или ниже у поставщика-победителя тендера.

  • Если в ходе торгов между поставщиками, цена (последняя ставка) становится равной или ниже вашей желаемой цены, то согласие с ценой происходит автоматически.
  • Если последняя ставка в тендере выше вашей желаемой цены, вы можете согласиться с ценой. Вы можете сделать это самостоятельно на странице тендера, пока тендер находится в статусе Активный. Или в течение 24 часов после завершения тендера, отправив сообщение в чат тендера о том, что вы согласны с ценой.

Подсказка: Согласие с ценой не завершает тендер и не прекращает торгов, тендер активный до времени его завершения. Согласие с ценой не означает согласие на покупку товара у конкретного поставщика. Согласие с ценой как будто увеличивает порог вашей желаемой цены, за которую вы готовы купить товар.

Чат тендера

Во время проведения тендера вам доступен чат, куда могут писать все поставщики и менеджер bidmart.by. В чате вы можете обмениваться сообщениями и документами с поставщиками, отвечать и задавать им вопросы. Вы можете сообщить какую-то дополнительную информацию в чат, которую не указали при создании тендера.

Поскольку все тендеры на bidmart.by проводятся анонимно, все наименования поставщиков скрыты. Поставщики также не видят ваше наименование.

В сообщениях и во вложенных документах запрещено указывать любые данные, которые могут вас идентифицировать. Все чаты модерируются менеджерами bidmart.by, поэтому в случае нарушения доступ в чат будет заблокирован.

6. Статус тендера: успешный и неуспешный

Статус тендера — Неуспешный

Тендер переводится в этот статус, если:

  • В тендере не было сделано ни одной ставки.
  • При проведении тендера вы не согласились с ценой.
  • Произошел срыв сделки по вине поставщика или вас.

Статус тендера — Успешный

Тендер переводится в этот статус, после того как сделка состоялась успешно (вы и поставщик подтвердили, что товар поставлен и оплачен).

Такие тендеры сохраняются в истории и никуда не исчезают. Вы в любой момент можете найти такой тендер в разделе Тендеры через поиск или перейти на страницу тендера по сохраненной ссылке. Здесь всегда будет доступна история ставок, отчет о завершенном тендере и будет сохранена история переписки в чате.

Такие тендеры включаются в статистику, которая доступна в разделе Аналитика.

7. Завершение тендера: согласие с ценой

Если вы согласны с ценой

После завершения тендера, когда есть согласие с ценой, вам становятся доступны контакты и реквизиты поставщика-победителя тендера, а ему ваши контакты и реквизиты (если они заполнены в разделе Профиль). В отчете о завершенном тендере отражены наименования всех поставщиков и минимальные ставки, которые они делали в ходе торгов по тендеру.

Чат тендера теперь доступен только вам и поставщику-победителю. Здесь вы можете согласовывать предстоящую сделку и обмениваться всеми необходимыми документами (счета, договоры и др.).

Подсказка: Сделка с поставщиком должна быть проведена на условиях, которые указаны в тендере (способ оплаты, крайняя дата поставки товара и др.). Товар должен быть продан за цену, которую указал поставщик. В случае, если какое-либо из условий тендера не соблюдается или поставщик отказался реализовать товар, сообщите об этом в чате тендера. В таком случае к поставщику будут применены штрафные санкции.

Когда нет согласия с ценой

После завершения тендера, когда нет согласия с ценой, вам недоступны контакты и реквизиты поставщика-победителя и отчет о завершенном тендере. Тендер по-прежнему остается анонимным.

Чат тендера теперь доступен только вам и поставщику-победителю. Здесь вы можете задать дополнительные вопросы поставщику.

У вас есть 24 часа на принятие решение о согласии с ценой. Если в этот срок, вы не сообщаете свое решение или информацию о том, что вам необходимо больше времени на принятие решения — тендер переводится в статус Неуспешный.

8. Как эффективно провести тендер? Советы от Bidmart

  • Пригласите к участию в тендере на bidmart.by поставщиков, с которыми вы работаете на постоянной основе или работали ранее. Задача состоим в том, чтобы собрать всех поставщиков в одном месте — в созданном вами тендере на bidmart.by. Простая математика: больше поставщиков — сильнее конкуренция, а значит более справедливая цена на выходе. После того, как все поставщики будут зарегистрированы на bidmart.by, вы сможете полностью автоматизировать ваш процесс закупки.
  • Не стоит параллельно с тендером делать запросы поставщикам на этот же товар. Поставщикам выгоднее продать товар по своей цене напрямую, чем конкурировать с другими поставщиками, которые участвуют в тендере.