Как проводить тендеры на Bidmart

Подробная инструкция для корпоративных клиентов

1. Тендерная площадка Bidmart

Bidmart.by — это электронная тендерная площадка для автоматизации процесса закупок. Для корпоративных клиентов использование bidmart.by абсолютно бесплатно.

2. Регистрация и Вход

На странице входа вы можете войти в ваш личный кабинет, введя логин и пароль. Для регистрации нажмите кнопку Регистрация.

Введите УНП вашей организации.

Укажите ваше ФИО, номер мобильного телефона и придумайте пароль для входа в личный кабинет.

Введите проверочный код, который был выслан вам в виде sms-сообщения на указанный номер мобильного телефона. После ввода кода и нажатия на кнопку Зарегистрироваться вы попадёте в свой личный кабинет.

Если вы забыли пароль

Перейдите на страницу Забыли пароль?.

Введите E-mail или номер мобильного телефона вашего профиля на Bidmart. Если вспомнить не можете, напишите нам на support@bidmart.by.

Введите проверочный код в первое поле и новый пароль во второе. После нажатия Сбросить пароль вы попадёте в Личный кабинет.

3. Обзор личного кабинета, что нужно знать про тендеры

  • Все тендеры проводятся анонимно. Поставщики не видят друг друга и какой покупатель создал тендер, покупатель не видит какие поставщики принимают участие в тендере. Обмен контактами между поставщиком-победителем и покупателем осуществляется только после завершения тендера и в том случае, когда покупатель согласен с ценой.
  • По итогам тендера расчет с поставщиком производится в безналичной форме в виде банковского перевода. Если вы хотите купить товар как физ. лицо, то зарегистрируйтесь как частный покупатель и создайте тендер.
  • Поставщик-победитель в тендере может быть только один, даже если он на несколько лотов.

Так выглядит раздел Тендеры. Наведите курсор мыши на мигающий элемент, чтобы увидеть его описание.

Переход между разделами Тендеры, Каталог, Аналитика.
Нажмите на эту кнопку, чтобы создать тендер!
Сортировка и фильтр списка тендеров.
Ваше согласие или несогласие с ценой.
Редактирование и выход из профиля.
Последняя (минимальная) ставка поставщика. Для просмотра всей истории ставок перейдите на страницу самого тендера
Желаемая цена, которую вы указали при создании тендера.
Раздел Уведомлений. Здесь отображаются уведомления о действиях с вашими тендерами.
Раздел Помощь.
Статус тендера.
Наименование тендера. Нажмите на него, чтобы перейти на страницу самого тендера.
Наименования лота. Нажмите на него, чтобы перейти на страницу лота с его описанием.
Поиск тендера по его наименованию и номеру, наименованию лотов и наименованию поставщика-победителя.
Количество в лоте.
Наименование организации от которой проводится тендер.
Информация о поставщиках.
Период поставки, который вы задали при создании тендера.

4. Как создать тендер

Для создания тендера необходимо нажать кнопку Создать тендер в разделе Тендеры. После этого вы попадаете на форму создания нового тендера.

Шаг 1.

Организация

Выбор организации от которой проводится тендер. Реквизиты выбранной организации передаются поставщику после завершения тендера. Если вы хотите добавить новую организацию, то отправьте запрос на support@bidmart.by с указанием реквизитов новой организации (наименование, УНП, юридический адрес, банковские реквизиты).

Выбор сотрудника, ответственного за тендер.

Выбор сотрудника, ответственного за тендер. Контактные данные выбранного сотрудника передаются поставщику после завершения тендера. Этот сотрудник получает уведомления о действиях с тендером на e-mail и в разделе уведомления. Если вы хотите добавить нового сотрудника к вашей организации, то отправьте запрос на support@bidmart.by с указанием контактных данных нового сотрудника (ФИО, должность, моб. телефон, e-mail).

Тип тендера

Процедура понижения цены — тендер, где покупатель задает однозначные условия (требования к закупаемым товарам, способ оплаты, период поставки товаров), а поставщики делают ставки на понижение цены. Победителем в таком тендере признается поставщик, предложивший наименьшую цену на момент завершения тендера (поставщик чья ставка в тендере была последней). После завершения тендера покупатель и поставщик заключают договор купли-продажи на условиях, которые указаны в тендере.

Шаг 2.

Наименование тендера (видно только вам)

Вы задаете наименование тендера, чтобы его было легче найти в списке ваших тендеров и чтобы его можно было однозначно идентифицировать. Данное наименование доступно только вам, поставщики его не видят.

Дата завершения тендера

Дата окончания торгов между поставщиками. В этот день станет известна итоговая цена и поставщик, который выиграл тендер. Все тендеры завершаются в день завершения между 15.00 и 16.00. Максимальный срок тендера — 10 рабочих дней. Датой завершения тендера может быть только рабочий день. Тендер «День в день» можно создать до 12:00 (указать дату завершения — сегодня).

Подсказка: Оптимальный срок тендера для однозначных товаров — 1-3 рабочих дня, для сложных спецификаций и неоднозначных товаров — 5-7 рабочих дней.

Дата выполнения

Самая крайняя дата поставки товара. Товар должен быть поставлен в период с завершения тендера до крайней даты поставки включительно. Это срок должен учитывать согласование и подписание документов с поставщиком.

Способ доставки

При выборе доставки ее стоимость поставщик учитывает в итоговой цене (ставке, которой делает в тендере). Выбрав доставку, вы указываете город и точный адрес доставки товара. При выборе самовывоза, вы указываете город из которого самостоятельно заберете товар у поставщика.

Условия оплаты

Вы задаете условия оплаты товара. Напоминаем, что по итогам тендера расчет с поставщиком производится в безналичной форме в виде банковского перевода.

Заметки (видны только вам)

Заметки видны только вас. Вы можете ввести текст, ссылки и любую другую информацию, которую вам необходимо видеть в тендере.

Поддержка ЭДО

Документооборот (в первую очередь это обмен электронными ТН и ТТН) с поставщиком через EDI-провайдер. При выборе данного требования в тендере могут делать ставки только подключенные к аттестованному EDI-провайдеру поставщики.

Только с НДС

В итоговой стоимости поставщика обязательно должен содержаться НДС (поставщик должен работать по системе налогооблажения с НДС).

Шаг 3.

На этом шаге вы добавляете лоты к вашему тендеру. В зависимости от типа лота вы можете выбрать товар из каталога или произвольно описать, что вам необходимо купить.

Подсказка: Поставщик-победитель в тендере может быть только один. Не может быть ситуации когда первый поставщик победил в первом лоте, а второй поставщик во втором лоте. Поэтому помещайте в лоты товары только из смежных категорий, чтобы в тендере смогли принять участие как можно больше поставщиков.

Товар из каталога

При таком типе лота вы выбираете товар из каталога.

Произвольный объект закупки

При таком типе лота вы задаете краткое наименование закупаемой позиции(ий) и подробное описание закупаемой позиции(ий) — технические характеристики, размеры, гарантия, наличие сертификатов, требования к поставщику и др. Если вы указываете товар с определенным производителем и моделью, то подробное описание можно не заполнять.

Возможен аналог

Вы можете указать в лоте «Возможен аналог». Поставщики будут понимать, что есть возможность участия в тендере с аналогичным товаром. Но при этом, аналог обязательно должен быть согласован с вами в чате тендера.

Количество

Необходимое количество единиц закупаемой позиции. В случае если товар измеряется не в штуках, укажите единицу измерения в описании. Если в описании лота вы указываете список товаров, то количество укажите — 1.

Желаемая цена за ед. закупаемой позиции

Цена за которую вы готовы приобрести данную позицию. Поставщики в ходе торгов указывают итоговую стоимость позиции, с учетом всех факторов (с НДС, если поставщик работает по системе налогооблажения с НДС).

5. После создания тендера: как проходят торги

Статус тендера — Заявка

Сразу после создания тендера ваш тендер переходит в статус Заявка. На странице тендера доступен чат, в котором вы можете вести переписку с менеджером bidmart.by и сообщить какую-либо дополнительную информацию, если это необходимо. Менеджер bidmart.by подскажет вам как лучше и эффективнее провести тендер, на что необходимо обратить особое внимание. После всех согласований и предварительной обработки тендера, он переводится в статус Активный.

Статус тендера — Активный

При переводе тендера в статус Активный вы получаете уведомление об этом в разделе уведомления и на e-mail. Все поставщики, которые зарегистрированы на bidmart.by, получают уведомление о том, что создан тендер, если они продают категории товаров, которые заявлены в тендере.

Так выглядит тендер в статусе Активный. Наведите курсор мыши на мигающий элемент, чтобы увидеть его описание.

Возврат к списку тендеров.
Статус тендера.
Поиск по тексту сообщений и по наименованию документов в чате.
Поле ввода сообщения. Общайтесь с поставщиками в чате тендера!
Условия тендера которые вы задали при его создании.
История всех ставок в тендере. Поставщики отображаются зашифрованно до завершения тендера.
Ваши заметки.

Как проходят торги между поставщиками?

  • Торги идут на понижение цены. Первая ставка в тендере может быть выше вашей желаемой цены. Все последующие ставки в тендере только ниже предыдущей.
  • Победитель в тендере на конкретный момент хода тендера может быть только один (победителем является поставщик чья ставка минимальная).
  • Поставщик делая ставку в тендере, соглашается продать товар по цене ставки и по условиям, которые указаны в тендере.
  • Если ставка в тендере сделана меньше чем за пять минут до завершения тендера, то время завершения сдвигается на промежуток времени от трех до пяти минут (новое время завершения тендера = время ставки + 3-5 минут). Таким образом не возникнет ситуации, когда все поставщики делают ставку в последнюю секунду и тендер сразу завершается.

Подсказка: Обычно самые активные торги между поставщиками проходят ближе к завершению тендера (начинаются за 20-30 минут до завершения тендера). Так что не стоит делать выводы об итоговой стоимости, пока тендер не завершен.

Как работает механизм согласия с ценой?

Согласие с ценой означает, что вы готовы купить товар за данную цену или ниже у поставщика-победителя тендера.

  • Если в ходе торгов между поставщиками, цена (последняя ставка) становится равной или ниже вашей желаемой цены, то согласие с ценой происходит автоматически.
  • Если последняя ставка в тендере выше вашей желаемой цены, вы можете согласиться с ценой. Вы можете сделать это самостоятельно на странице тендера, пока тендер находится в статусе Активный. Или после завершения тендера, отправив сообщение в чат тендера о том, что вы согласны с ценой.

Подсказка: Согласие с ценой не завершает тендер и не прекращает торгов, тендер активный до времени его завершения. Т.е. даже если вы указали согласие с ценой, поставщики все равно могут делать новые ставки на понижение цены. Согласие с ценой как будто увеличивает порог вашей желаемой цены, за которую вы готовы купить товар.

Чат тендера

Во время проведения тендера вам доступен чат, куда могут писать все поставщики и менеджер bidmart.by. В чате вы можете обмениваться сообщениями и документами с поставщиками, отвечать и задавать им вопросы. Вы можете сообщить какую-то дополнительную информацию в чат, которую не указали при создании тендера.

Поскольку все тендеры на bidmart.by проводятся анонимно, все наименования поставщиков зашифрованы кодом из слова и цифры. Поставщики также не видят ваше наименование. Шифр поставщика в чате тендера и в истории ставок одинаковый.

В сообщениях и во вложенных документах запрещено указывать любые данные, которые могут вас идентифицировать. Все чаты модерируются менеджерами bidmart.by, поэтому в случае нарушения доступ в чат будет заблокирован.

6. Завершение тендера: согласие с ценой

Если вы согласны с ценой

После завершения тендера, когда есть согласие с ценой, вам становятся доступны контакты и реквизиты поставщика-победителя тендера, а ему ваши контакты и реквизиты (если они заполнены в разделе Профиль). В отчете о завершенном тендере отражены наименования всех поставщиков и минимальные ставки, которые они делали в ходе торгов по тендеру.

Чат тендера теперь доступен только вам и поставщику-победителю. Здесь вы можете согласовывать предстоящую сделку и обмениваться всеми необходимыми документами (счета, договоры и др.).

Подсказка: Сделка с поставщиком должна быть проведена на условиях, которые указаны в тендере (способ оплаты, крайняя дата поставки товара и др.). Товар должен быть продан за цену, которую указал поставщик. В случае, если какое-либо из условий тендера не соблюдается или поставщик отказался реализовать товар, сообщите об этом в чате тендера. В таком случае к поставщику будут применены штрафные санкции.

Когда нет согласия с ценой

После завершения тендера, когда нет согласия с ценой, вам недоступны контакты и реквизиты поставщика-победителя и отчет о завершенном тендере. Тендер по-прежнему остается анонимным.

Чат тендера теперь доступен только вам и поставщику-победителю. Здесь вы можете задать дополнительные вопросы поставщику.

У вас есть время на принятие решение о согласии с ценой, обязательно сообщите поставщику-победителю в чате тендера как долго вы будете принимать решение. Если вы сообщаете, что не согласны с ценой, тендер переводится в статус Неуспешный.

7. Статус тендера: успешный и неуспешный

Статус тендера — Успешный

Тендер переводится в этот статус, после того как сделка состоялась успешно (вы и поставщик подтвердили, что товар поставлен и оплачен).

Такие тендеры сохраняются в истории и никуда не исчезают. Вы в любой момент можете найти такой тендер в разделе Тендеры через поиск или перейти на страницу тендера по сохраненной ссылке. Здесь всегда будет доступна история ставок, отчет о завершенном тендере и будет сохранена история переписки в чате.

Такие тендеры включаются в статистику, которая доступна в разделе Аналитика.

Статус тендера — Неуспешный

Тендер переводится в этот статус, если:

  • В тендере не было сделано ни одной ставки.
  • При проведении тендера вы не согласились с ценой.
  • Произошел срыв сделки по вине поставщика или вас.

8. Как эффективно провести тендер? Советы от Bidmart

  • Максимально подробно опишите лоты тендера. Укажите абсолютно все требования к закупке в тендере.
  • Пригласите к участию в тендере на bidmart.by поставщиков, с которыми вы работаете на постоянной основе или работали ранее. Задача состоим в том, чтобы собрать всех поставщиков в одном месте — в созданном вами тендере на bidmart.by. Простая математика: больше поставщиков — сильнее конкуренция, а значит более справедливая цена на выходе. После того, как все поставщики будут зарегистрированы на bidmart.by, вы сможете полностью автоматизировать ваш процесс закупки. Все поставщики, которые зарегистрированы, автоматически получают уведомления о созданных тендерах.
  • Не стоит параллельно с тендером делать запросы поставщикам на этот же товар. Поставщикам выгоднее продать товар по своей цене напрямую, чем конкурировать с другими поставщиками, которые участвуют в тендере. Сообщите поставщикам, что это последний шанс продать вам свой товар или услугу, вне площадки и после торгов предложения приниматься не будут. В противном случае, оптимальная цена не будет достигнута.
  • Активно используйте чат с поставщиками в каждом тендере. Задавайте и отвечайте оперативно на вопросы, согласовывайте аналоги, обменивайтесь документами.