Как проводить закупки на Bidmart.by

Подробная инструкция для заказчика

Видеоуроки: обучение работе на Bidmart для заказчика

Шаг 1. Регистрация
Процесс регистрации. Первичная настройка

Шаг 2. Приглашение поставщика
Первый фактор успеха закупки. Приглашение постоянного поставщика

Шаг 3. Типы процедур закупок
Процедура понижения цены. Сбор коммерческих предложений. Переторжка

Шаг 4. Создание закупки
Создание закупки в процедуре «Сбор коммерческих предложений»

Шаг 5. Закупка в статусе «На модерации»
Все о самом первом статусе закупки. Карточка закупки

Шаг 6. Закупка в статусе «Активный»
Статистика. Приглашение поставщиков в закупку. Чат

Шаг 7.1. Описание статусов «На модерации» и «Активный»
Таблица всех статусов

Шаг 7.2. Описание статуса «Ожидает решения»
Подробности о самом важном статусе

Шаг 7.3. Описание статусов «Состоялся», «Не состоялся»
А также «Закуплен» и «Отменен»

Шаг 8. После завершения закупки
Выбор победителя. Отчет по предложениям. Оценка и отзыв поставщика

Шаг 9. «Переторжка»
Механика процедуры «Переторжка»

Шаг 10. Создание «Процедуры понижения цены»
Механика. Обзор карточки закупки. Выбор победителя

Шаг 11. Навигация в списке закупок в интерфейсе
Фильтры и сортировка. Карточка закупок. Уведомления. Помощь

1. Торговая площадка Bidmart

Bidmart.by — это электронная торговая площадка для автоматизации процесса закупок.

2. Регистрация и Вход

На странице входа вы можете войти в ваш личный кабинет, введя логин и пароль. Для регистрации нажмите кнопку Регистрация.

Введите УНП вашей организации.

Укажите ваше ФИО, номер мобильного телефона и придумайте пароль для входа в личный кабинет.

Введите проверочный код, который был выслан вам в виде sms-сообщения на указанный номер мобильного телефона. После ввода кода и нажатия на кнопку Зарегистрироваться вы попадёте в свой личный кабинет.

Если вы забыли пароль

Перейдите на страницу Забыли пароль?.

Введите e-mail или номер мобильного телефона вашего профиля на Bidmart. Если вы забыли пароль, напишите нам на support@bidmart.by.

Введите проверочный код в первое поле и новый пароль во второе. После нажатия Сбросить пароль вы попадёте в Личный кабинет.

3. Обзор личного кабинета, что нужно знать про закупки

Так выглядит раздел Закупки. Наведите курсор мыши на мигающий элемент, чтобы увидеть его описание.

Переход между разделами
Нажмите на эту кнопку, чтобы создать закупку!
Сортировка и фильтр списка закупок. Эта область экрана служит для удобства навигации по закупкам, если у вас их много.
Редактирование и выход из профиля.
Желаемая цена, которую вы указали при создании закупки.
Раздел Уведомлений. Здесь отображаются уведомления о действиях с вашими закупками.
Раздел Помощь.
Статус тендера.
Наименование закупки. Нажмите на него, чтобы перейти на страницу самой закупки.
Поиск закупки по её наименованию и номеру, наименованию лотов и наименованию поставщика-победителя.
У вас может быть несколько организаций. Здесь отображается наименование организации, от которой проводится закупка.

4. Как создать закупку

Для создания закупки необходимо нажать кнопку «Создать закупку» в разделе Закупки. После этого вы попадаете на форму создания новой закупки.

Шаг 1.

Организация

Выбор организации, от которой проводится закупка. Реквизиты выбранной организации передаются поставщику после завершения закупки.

Выбор сотрудника, ответственного за закупку

Контактные данные выбранного сотрудника передаются поставщику после завершения закупки. Этот сотрудник получает уведомления о действиях с закупкой на e-mail и в разделе уведомления.

Тип процедуры закупки

Процедура сбора КП — вы задаёте требования к товарам, поставщики получают уведомления, после чего делают предложения. «Переторжка» позволит после окончания «Процедуры сбора КП» провести ещё один раунд. В результате заказчик сможет получить более выгодные условия, а поставщик повысить предпочтительность своей заявки.

Процедура понижения цены — закупка, где покупатель задает однозначные условия (требования к закупаемым товарам, способ оплаты, период поставки товаров), а поставщики делают ставки на понижение цены (каждое новое предложение должно быть ниже по стоимости предыдущего). Наиболее выгодное предложение подсвечивается в интерфейсе заказчика. Однако право выбрать победителя принадлежит только заказчику — процесс выполняется вручную. После завершения закупки покупатель и поставщик заключают договор купли-продажи на указанных в закупке условиях.

Шаг 2.

Вы задаете наименование закупки, чтобы её было легче идентифицировать и найти в списке ваших закупок.

Вы задаете условия поставки и оплаты товара. Напоминаем, что по итогам закупки расчет с поставщиком происходит без участия Bidmart.

Bidmart даёт полную свободу при создании закупок. Заказчик может проводить закупку анонимно (контактные данные получит только победитель) или с указанием названия.

Шаг 3.

Приватная закупка позволят работать только с поставщиками, с которые уже принимали участие в ваших закупках. Вы сами формируете список участников — остальные зарегистрированные поставщики к закупке не допускаются.

Шаг 4.

На этом шаге вы добавляете позиции к вашей закупке. Вы можете выбрать товар из каталога или составить произвольное описание. Важно: опишите необходимый товар максимально понятно для поставщиков.

Подсказка: Поставщик-победитель в закупке может быть только один. Исключена ситуация победы одного поставщика по первой позиции, а другого — по второй. Поэтому помещайте в позиции товары только из смежных категорий, чтобы в закупке смогли принять участие как можно больше поставщиков.

Товар из каталога

Выберите необходимый товар из сформированного каталога Вам доступны 9 категорий с перечнем позиций внутри каждой.

Произвольный объект закупки

Вы  сами задаете наименование закупаемой позиции и прописываете подробные характеристики (техническое описание, размер, гарантия, наличие сертификатов и т. д.). Если вы указываете товар с определенным производителем и моделью, то подробное описание можно не заполнять.
Важно: обязательно укажите категорию закупки из предложенных вариантов либо выберите вариант «Другое», если категории не подходят под нужный товар.

Количество

Необходимое количество единиц закупаемой позиции.

Желаемая цена за единицу закупаемой позиции

Цена, за которую вы готовы приобрести данную позицию. В процессе закупки, поставщики указывают итоговую стоимость позиции с учетом всех факторов (с НДС — если поставщик работает с этой системой налогообложения).

5. После создания закупки: как проходят торги

Статус закупки — «На модерации»

После создания, закупка переходит в статус «На модерации». Вы получите соответствующее уведомление. После обработки, закупка переводится в статус «Активный».

Статус закупки — «Активный»

После перевода закупки в статус «Активный», поставщики получают автоматическое уведомление о вашей закупке.

Статус закупки — «Ожидает решения»

На этапе создания закупки, вы определяете сроки понятия решения. Посмотрите все предложения и выберите победителя. Впоследствии выбор можно будет изменить. Если вы не принимаете решение в установленные сроки, закупке присваивается статус «Не состоялся».

Поле ввода сообщения. Общайтесь с поставщиками в чате тендера! Слева булавка — с помощью неё к сообщению можно прикрепить картинку или документ.
Детали и условия закупки, которые вы задали при создании.
С помощью этой кнопки вы можете вернуться в список всех ваших закупок
Статус тендера. В данном случае вам необходимо выбрать победителя
Всю информацию можно выгрузить в формате Excel или .pdf
Для раскрытия списка просто нажмите на элемент (три точки)
Для объявления победителя вам нужно его выбрать и нажать на кнопку «Объявить победителя». В случае, если он уже выбран, то выбор с легкостью можно изменить.

Чат закупки

Во время проведения закупки вам доступен чат, доступ к которому получают все поставщики-участники. Здесь вы можете оперативно отвечать на вопросы, уточнять любые детали, обмениваться документами. Если вы создаете закупку анонимно, то в чате название компании также не отображается.

6. Как эффективно провести закупку? Советы от Bidmart

Важно! Пригласите к участию в ваших закупках на bidmart.by поставщиков, с которыми вы работаете на постоянной основе или работали ранее.

Простая математика: больше поставщиков — сильнее конкуренция, а значит более справедливая цена и минимум риска получить товар выше рыночной цены. Все поставщики, которые зарегистрированы, автоматически получают уведомления о созданных закупках.
И еще несколько важных советов:

  • Не стоит параллельно с закупкой делать прямые запросы поставщикам на товар. Поставщикам выгоднее продать товар по своей цене напрямую, чем конкурировать с другими поставщиками. Сообщите поставщикам, что это последний шанс продать вам свой товар или услугу, вне площадки и после торгов предложения приниматься не будут. В противном случае, оптимальная цена не будет достигнута. Пригласить поставщика вы можете всего в один клик в личном кабинете.
  • Активно используйте чат с поставщиками в каждой закупке. Задавайте и отвечайте оперативно на вопросы, согласовывайте аналоги, обменивайтесь документами.
  • Максимально подробно опишите позиции закупки. Укажите абсолютно все требования к закупке — это упростит работу и вам, и поставщику.
  • Отмечайте доставку товара в личном кабинете. Это позволит в будущем оперативно получить информацию об успехе закупки и опыте работы с поставщиком.