Как участвовать в закупках на Bidmart
Подробная инструкция для поставщика
Видеоуроки: обучение работе на Bidmart для поставщика
Шаг 4. Страница закупки
Карточка закупки. Навигация в карточке. Таблица статусов.
Шаг 1. Регистрация. Настройки профиля
Регистрация и вход
Если вы уже зарегистрированы, то сразу переходите ко Входу. При необходимости можно восстановить пароль. Для регистрации в системе:
1. Нажимаем «Регистрация» на странице «Поставщикам» и вводим УНП вашей компании;
2. Система автоматически заполнила название компании по УНП. Теперь заполните имя фамилия сотрудника и e-mail, на который придет код подтверждения, а также придумываем пароль;
3. В следующем шаге вводим код из письма, который пришел на указанный e-mail;
4. Кнопка зарегистрироваться стала доступной — жмем;
5. Вы зарегистрировались. Теперь у вас есть доступ к бесплатной триал-версии сроком 30 дней.
Настройки профиля
Система не позволит подавать предложения в закупках заказчиков до полного заполнения страницы профиля в настройках. Переходим в профиль. Для этого нажмите в левом нижнем углу на иконку вашего профиля. Обратите внимание, с правой стороны — всегда активная ссылка на публичный договор и правила.
Профиль состоит из 2 вкладок: контактные данные сотрудника и реквизиты вашей организации.
Заполняем контактные данные: ФИО подтягиваются автоматически, заполняем обязательное поле “Должность” — его увидят заказчики, скайп — по желанию, е-мейл также подтянется из формы регистрации — на него будут приходить все уведомления о закупках (при необходимости, в профиле его можно изменить), телефон.
Переходим во вкладку реквизиты вашей организации. Вам необходимо заполнить эту вкладку в первую очередь для того, чтобы реквизиты всегда были доступны заказчикам. Заполните один раз и вам не придется пересылать их каждому заказчику — это сэкономит ваше время.
Активируется кнопка «Сохранить» — нажимаем. Отлично! Профиль заполнен. Желтая полоса с напоминанием о заполнении пропадает.
Настройка категорий
Это один из самых важных этапов! Категория становится связующим между закупкой и вашим уведомлением. Обращаю ваше внимание — именно от настройки категорий зависит, какие уведомления вы будете получать.
Как мы видим, по умолчании всем новым поставщикам отмечены все категории — вы будете получать уведомление о КАЖДОЙ закупке на площадке. Перейдем к выбору нужных вам категорий.
Категории представлены в виде дерева, состоящего из 3 уровней. Настоятельно рекомендуем отмечать категории на втором уровне. Для чего это делается? Как правило, заказчики менее экспертны, чем вы в вашей нише. И зачастую нерелевантно выбирают категорию товара при создании закупки. Если вы выберете категорию 2 уровня, то уменьшите вероятность не получить уведомление о важной закупке. Теперь убираем галочки в тех категориях, которые совсем не связаны с вашим товаром. Если категория даже косвенно относится к вашему товару, то рекомендуем отметить ее как выбранную. Нажимаем сохранить.
Изменить настройки категорий можно в любой момент. При работе с категориями придерживайтесь принципа “Лучше больше, чем меньше”.
Настройки уведомлений
Переходим в «Настройки» — «Уведомления». На этой странице собран список всех уведомлений, которые поставщики получают внутри системы и на электронную почту. Мы видим два столбца с выделенными полями. В первом — уведомления внутри сайта (отображаются справа в том месте, где колокольчик). И второй столбец за оповещения на электронную почту, указанный при регистрации.
По умолчанию, отмечены все уведомления. Изучите весь список и выберите наиболее приоритетные для вас. Настоятельно рекомендую не отключать уведомления в верхнем блоке — по новым закупкам вашей категории. Нажимаем сохранить.
Шаг 2. Навигация в списке закупок в интерфейсе
Выпадающее меню позволяет вам из всего множества закупок отсортировать их по дате создания (“сначала новые” и “сначала старые”) и по дате завершения (“завершаются сегодня”)
“Фильтры” позволяет найти закупку по множеству параметров
“Требуют внимания”. Действующие закупки в статусе “Активный”. Закупки, в которых вы можете как-то повлиять на результат или требуется ваше действие. Например, если ваше предложение проигрывает по цене.
Подробности о типах закупок будут в шаге номер 3.
Название закупки. Его задаёт заказчик.
Название компании заказчика. Может быть «Анонимом». В таком случае вы узнаете о заказчике только после завершения закупки
Дата, до наступления которой вы можете подавать предложения. Для типа закупки «Процедура понижения цены»: если любой поставщик сделал предложение в последние 5 минут до истечения срока, то срок подачи предложений увеличивается на 5 минут — и так с каждым последующим предложением
Цена, за которую заказчик предпочел бы купить товар. Иногда она может не соответствовать действительности (например, 1 бин). Обычно её ставят, если заказчик не знает реальную стоимость товара. Как правило, заказчики занижают рыночную стоимость. Но это не говорит о неготовности купить товар по вашей стоимости.
Каждую закупку можно «развернуть», кликнув на три точки слева.
Показать только те карточки, которые отмечены «Звёздочкой» (добавлены в избранное)
Шаг 3. Типы процедур закупок
На странице закупок мы видим разные процедуры: «Процедура понижения цены» (ППЦ), «Процедура сбора коммерческого предложения» (Сбор КП), «Процедура переторжки» (Переторжка, Повторные торги). Выбор типа закупки зависит от задачи специалиста по закупкам.
Вы должны понимать, что для заказчиков Бидмарт — это система управления закупками. Она помогает отслеживать и контролировать работу по закупкам, а также проводить онлайн закупки. Это говорит о том, что ни система, ни заказчики не гарантируют вам реальную закупку товара, даже если ваше предложение будет наилучшим после электронных торгов.
Процедура понижения цены
Заказчик при создании задает “Дату принятия решения”, именно до этой даты он обязуется принять решение о закупке. И именно до этой даты должно действовать ваше предложение. Если вас объявят победителем, возможности отказать у вас не будет. В случае, когда заказчик не уложиться в этот срок — тогда у вас появится право “Отказать заказчику”. Для этого предусмотрена соответствующая кнопка. Поэтому, делая свое предложения в ППЦ, вы автоматом соглашаетесь на все условия заказчика и готовы поставить все без исключений позиций.
Итак, первый поставщик дает любое предложение, последующий же — обязан сделать минимум на 0,3% меньше (вопрос максимального снижения остается за вами). Если в закупке одна позиция, то вы можете воспользоваться автоставкой.
Нужно отметить, что торги идут на уровне закупки, как вы распределите общую стоимость по позициям в закупке — вас никто не ограничивает. Важно понимать, что по окончанию торгов заказчик сам выбирает победителя, не обязательно выбирая самое дешевое предложение, система его в этом не ограничивает.
Процедура сбора КП
Используется, когда заказчик готов рассматривать аналоги или точно не определился с объектом закупки, но для него при выборе имеют значение условия и сроки поставки, условия оплаты. Это означает, что в каждой закупке у вас будет возможность сделать неограниченное кол-во предложений.
В каждом предложении вы указываете цену, условия поставки, условия оплаты и дату поставки, дату действия вашего КП. Например, первый раз вы предложили аналог с ценой и условиями, второй раз — запрашиваемый товар с ценой и условиями, третий раз — запрашиваемый товар, изменив условия и цены и т.д. Во время сбора предложений вам доступна функция редактирования. По окончании торгов заказчик сам определит победителя. Процедура сбора КП иногда используют для исследования рынка.
Процедура переторжки
Проводится только после сбора КП. Когда заказчик использует данную процедуру, он призывает вас улучшить предложения. Это равносильно оффлай-торгам за столом переговоров в кругу других поставщиков. Заказчик самостоятельно определяет участников переторжки. Но вы можете оставить свое предложение без изменений — никто не обяжет вас изменить его.
Процедуру переторжки можно проводить многократно — система не ограничивает заказчика.
Шаг 4. Страница закупки
1
Статус закупки. Под статусом — дата и время завершения срока подачи предложений (если он меньше суток, то обратный отсчет — часы и минуты)
2
Под названием закупки — пометить закупку, добавив в Избранное. Для этого нужно нажать на иконку звездочки. Рекомендую все интересующие закупки добавлять в “Избранное” — это ускорит работу с системой
3
Желаемая цена заказчика (как правило, она занижена, но это не означает, что заказчик не купит дороже). Иногда цена бывает «1 руб». к этому заказчики прибегают, когда не знают, какую стоимость задать.
4
Отображается название компании, данные и контакты ответственного сотрудника, а также важная для вас информация — выраженная в процентах вероятность закупки. Это отношение совершенных закупок к общему числу созданных процедур, умноженное на 100%. Данная информация помогает вам оценить, как часто заказчики совершают реальные сделки после проведения процедуры закупки на площадке. Вероятность закупки отображается всегда.
5
Переходим в блок “Детали закупки”. Отображается информация, которую заказчики задают при создании. Также мы видим тип процедуры закупки и ее номер в системе, дату создания и завершения, желаемую дату поставки, желаемые условия поставки и способ оплаты.
6
Если тип закупки «Процедура понижения цены» — дополнительно отображается дата принятия решения. До этой даты заказчик обязуется принять решение о закупке. Соответственно, ваше предложение должно быть актуально как минимум до этой даты. Если вас объявят победителем до этой даты — вы не сможете отказаться в системе
7
Заказчик может управлять своей анонимностью и анонимностью среди поставщиков. Здесь указано: открыта ли информация о заказчике и видят ли друг друга поставщики
8
“Только с НДС” — это говорит нам о том, что заказчик рассматривает предложения ТОЛЬКО от компаний, работающих по системе налогообложения с НДС.
9
Здесь в виде таблицы представлены позиции закупки: название (задает заказчик), желаемое кол-во и цена, категория товаров, к которой заказчик отнес позицию. Каждую позицию можно развернуть, кликнув на ее название либо на значок слева. Во всплывающем окне будет детальное описание позиции и прикрепленные заказчиком файлы.
Шаг 5. Как сделать предложение?
Как сделать предложение в «Процедура сбора коммерческих предложений»
Переходим на страницу Закупки. В правом верхнем углу — большая кнопка “Сделать предложение”, нажимаем. Появляется окно, где вы подаете ваше предложение. Всплывающее окно включает в себя вкладки “Условия предложения” и “Позиция” с номером.
Переходим во вкладку “Условия предложения”. Для того, чтобы создать ваше предложение, вам необходимо заполнить поля: “Срок действия вашего КП”, “Дата поставки”, “Условия поставки”, “Условия оплаты”, включающее в себя размер предоплаты, срок отсрочки банк. дней. Мы видим, что поля уже автоматически предзаполнены желаемыми условиями заказчика. Это сделано для упрощения вашей работы. Отталкиваясь от желания заказчика, вы можете сформировать максимально выгодное предложение.
Далее переходим во вкладку “Позиция”. Заказчик задает необходимое кол-во позиций — все они отображаются вам. Система не ограничивает вас в количестве позиций: можете сделать больше, меньше или равно количеству позиций заказчика. Вы можете добавить позицию, кликнув на знак плюса, удалить позицию, нажав на знак корзины, либо изменить позицию.
Для этого вам нужно кликнуть на выбранную позицию и перейти во вкладку. Мы видим название позиции — его можно изменить, например, если у вас нет данного товара, но вы готовы предложить аналог. Для этого кликните на название и во всплывающем списке выберите “Другое”.
Обращаем ваше внимание: в процедуре сбора КП вы сами формируете список позиций по вашему предложению. Например, если заказчик создал закупку из 3 позиций, то вы можете сформировать предложение из 4 и более позиций. Число позиций, которые могут подавать поставщики, не ограничено. Проще говоря, вы можете подать несколько предложения (например, с разной ценой, сроками, условиями оплаты, аналогами и т.д.) в одной процедуре сбора КП.
Обратите внимание: срок действия вашего КП должен быть равен дате завершения закупки. Система не даст вам проставить более ранний срок истечения срока действия вашего предложения.
Если все заполнено верно, нажимаем на кнопку “Сделать предложение”.
Если заказчик создал закупку с “Открытым сбором КП для поставщиков”, то вы можете увидеть предложения ваших конкурентов. Соответственно, если сбор закрытый — вы увидите только ваши предложения.
До момента завершения закупки (она должен быть в статусе “Активный”), вы можете редактировать уже поданные предложения. Это удобно, если вы хотите улучшить ваше предложение.
1
Здесь вы можете оставить произвольное описание товара либо другую сопутствующую информацию. Ее увидит заказчик. Поле заполнять необязательно, но мы рекомендуем его заполнить, чтобы заказчик увидел максимум информации.
2
поле “Количество”, в котором уже проставлено желаемое заказчиком количество. Вы можете его изменить. Справа — поле “Единица измерения”. Вы можете выбрать соответствующее вашему товару из выпадающего списка.
3
Поле “Ваша цена за единицу с НДС, BYN”. Обращаем ваше внимание: если вы работаете по системе налогообложения с НДС, то цену необходимо указать с НДС.
4
Вы можете прикрепить файл с развернутым описанием позиции. Например, спецификацию товара, сертификаты, декларации, изображения товара и т.д.
5
Вы можете добавлять свои позиции товара в коммерческом предложении
Если вас пригласили в процедуру “Переторжки”, вы переходите на страницу закупки и в блоке “Предложения поставщиков” будет отображена информация о “Переторжке”.
В переторжке вы не можете сделать новое предложение — только изменить уже поданное в процедуре КП. Принцип редактирования такой же, как в процедуре сбора КП: нажимаем на карандаш и вносим изменения. Рекомендуем вам отслеживать изменения ваших конкурентов и оперативно реагировать. Количество изменений для поставщика не ограничено.
Для редактирования предложения вам необходимо перейти в блок “Предложения поставщиков”, найти ваше предложение и нажать на иконку Карандаш. Нажимаем, появляется окно с условиями вашего предложения. Вносим изменения и нажимаем на кнопку “Сохранить изменения” .
Также вы можете сравнить все предложения (как ваши, так и конкурентов), выделив их галочкой и нажав на кнопку “Сравнить”. Перед вами появится блок “Отчет по предложениям”, который вы можете сохранить в Excel.
Как сделать предложение в «Процедуре понижения цены»
Переходим на страницу закупки и ищем закупки в статусе «Активный». Нажимаем на кнопку “Сделать предложение”. Обращаем внимание: делая предложение в ППЦ, вы соглашаетесь с условиями заказчика, которые он задал при создании закупки. Условия вы можете увидеть в блоке “Детали закупки” и “Позиции закупки” на странице. Внимательно изучите информацию от заказчика — если вы объявлены победителем в закупке, но ваше предложение не соответствует условиям заказчика, то заказчик вправе отказать вам, а также написать отзыв и поставить оценку — информация будет отображаться всем заказчикам и повлияет на вашу общую оценку.
Если вы согласны с условиями заказчика и готовы сделать предложение, то в окне “Ваше новое предложение” необходимо указать Вашу цену с НДС за единицу товара — и так по каждой позиции. Система автоматически рассчитает итоговую стоимость за общее количествво по всем позициям.
Также, вы можете сделать автоставку (только в закупках с одной позицией). Это минимальная цена, до которой система будет автоматически делать предложения за вас. Для того, чтобы сделать автоставку, необходимо поставить галочку рядом с “Сделать автоставку”, после этого в поле “Ваша цена за единицу с НДС” указать цену вашего текущего предложения, а в поле “Ваша автоставка с НДС” указать минимальную цену, до которой система будет торговаться за вас.
После того как автоставка сделана, она отображается в блоке «Ваше новое предложение». Если в закупке конкуренты делают новые предложения, автоставка работает по принципу снижения цены на минимальный шаг. Например, ваша автоставка — 100 рублей, конкурент сделал предложение 150 рублей, система сделает ваше следующее предложение автоматически — 149 рублей. Пока конкуренты будут делать свои предложения, система автоматически формирует ваше предложение, пока не достигнет предела в 100 рублей.
Шаг 6. Статусы закупок
Подробное описание всех статусов доступно по кнопке
Шаг 7. Раздел «Заказчики»
Переходим в раздел заказчики. Страница состоит из списка заказчиков, блока «Поиск», «Сортировка» и «Уведомления». Если вы только зарегистрировались в системе, то список заказчиков будет пуст. Заказчики добавляются в список после вашего участия в закупке заказчика. Если в закупке заказчик «Аноним», то заказчик попадает в ваш список заказчиков только в случае объявления вас победителем. Если заказчик создает закупку, не скрывая наименование организации, то карточка заказчика добавляется автоматически сразу после вашего первого предложения.
Перейдите на страницу «Заказчика». Перед нами — подробная страница с информацией о заказчике: вероятность закупки, дата регистрации заказчика в системе, дата последней коммуникации заказчика с вами. Отношение закупок, в которых вы победили, к закупкам заказчика, в которых приняли участие.
Далее — кликабельный блок «Реквизиты». Вы можете сохранить реквизиты заказчика в Excel. Таким образом, после завершении закупки, если вы победили, то можете оперативно подготовить документы (счет и договор), используя реквизиты со страницы заказчика.
Блок «Контакты» — отображаются данные всех сотрудников заказчика (ФИО, должность, телефон и е-мейл).
Блок «История закупок». Информация представлена в виде таблицы. В таблице также отображается состояние каждой закупки, соответствующее фильтрам на странице со всеми закупками. Например, закупка, где вы отмечены победителем, выделена зеленой галочкой. Вы можете перейти на страницу закупки, кликнув на наименование закупки.
Последний шаг. Отзывы о поставщиках и вероятность закупки заказчика
Рассмотрим случаи, когда заказчик может оставить отзыв о поставщике. Это возможно в 3 случаях:
1. Закупка находится в статусе “Состоялся” и в закупке объявлен победитель. Для того, чтобы заказчик мог подтвердить закупку и перевести в конечный статус “Товар закуплен”, ему необходимо поставить общую оценку поставщику по 5 критериям: соблюдение сроков, коммуникативность, экспертность, честность, лояльность. Это можно сделать на странице закупки, нажав на кнопку “Подтвердить закупку”. Дополнительно заказчик может оставить подробный текстовый отзыв. Отзыв и оценку можно оставить анонимно — для этого необходимо поставить галочку в окне под блоком отзыва.
2. Закупка находится в статусе “Состоялся”, объявлен победитель, но заказчик хочет сменить победителя. В это случае система также предложит оценить предыдущего победителя.
3. Закупка находится в статусе “Состоялся”, объявлен победитель, но заказчик отменяет закупку. После отмены система также предложит оценить поставщика-победителя.
Обращаем ваше внимание, что все отзывы и оценки доступны всем заказчикам в личном кабинете. Все оценки поставщика складываются в общую оценку. Поставщик может увидеть свою общую оценку в личном кабинете — в левом нижнем углу.
Теперь перейдем к вероятности закупки заказчика. Поставщику всегда отображается вероятность закупки заказчика — даже если заказчик проводит закупку анонимно. Вероятность рассчитывается по формуле: отношение количествва закупок заказчика в статусах “Состоялся” и “Товар закуплен” к общему количеству созданных закупок, выраженной в процентном соотношении. Исключение — отмененные закупки в статусах “На модерации”, а также “Активный”, если предложений не было. Если просто: чем выше процент вероятности закупки заказчика, тем больше закупок заказчика в системе завершилось успешно.